Anotador con IA (beta)

El Anotador con IA toma notas detalladas de la reunión por ti para que puedas mantenerte centrado en la conversación. Notion AI transcribe tu reunión e identifica los puntos clave y las tareas pendientes que puedes compartir con todo tu equipo.

Para usar el Anotador con IA:

• Debes contar con un plan Business o Enterprise.

• El Anotador con IA también está disponible para las suscripciones móviles que cumplan los requisitos y en las que se incluya la IA de Notion.

• Si usas la aplicación de escritorio de Notion, debes tener la versión 4.7.0 o superior.

  • Si usas un dispositivo Mac, debes tener macOS 13 o una versión posterior.

  • Si usas un dispositivo Windows, asegúrate de tener instalada la versión más reciente del sistema.

El Anotador con IA está disponible en la aplicación de Notion y en el navegador. La aplicación de Notion ofrece la mejor experiencia, especialmente para videollamadas, porque captura todos los lados de la conversación utilizando el audio y el micrófono de tu sistema. El navegador es más adecuado para conversaciones presenciales, ya que solo puede captar el audio de tu micrófono.

Si usas esta función en tu navegador, ten en cuenta lo siguiente:

• Solo se transcribirán las entradas del micrófono. No se capturará el audio del sistema.

• El audio de las herramientas de videoconferencia (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, etc.) no se capturará si utilizas auriculares. Si no utilizas auriculares y el volumen de tu dispositivo no es demasiado bajo, es posible que se capture el audio de las herramientas de videoconferencia.

Para crear el Anotador con IA, escribe /meet en cualquier página de la app de escritorio. Si estás en un navegador web, se te pedirá que abras la app de escritorio de Notion o que la descargues si aún no lo has hecho.

• Escribe cualquier punto del orden del día o contexto en Notas antes de la reunión. Al generar el resumen, Notion AI tendrá en cuenta estas notas.

• Una vez que la reunión haya comenzado, selecciona Empezar a transcribir. Al hacerlo, confirmas que todos los participantes han dado su consentimiento para que la reunión se grabe y se transcriba.

• Una vez que la reunión haya terminado y quieras dejar de transcribir, selecciona Detener. El resumen con IA empezará a generarse automáticamente. Ten en cuenta que se requiere al menos un minuto de audio grabado para generar un resumen.

• Si quieres reanudar la grabación, haz clic en el icono de barra deslizante en la parte superior del bloque de notas de la reunión → Reanudar transcripción.

Puedes subir una grabación de audio a un bloque de notas de reunión para que Notion la transcriba y la resuma, incluso si la reunión no se grabó en directo en Notion.

Para subir un archivo de audio:

1. Abre una página con un bloque de notas de reunión.

2. Selecciona el icono de ajustes en la parte superior de dicho bloque.

3. Elige Subir audio.

4. Selecciona un archivo de audio desde tu dispositivo.

Notion transcribirá el audio y generará un resumen, igual que con una grabación en directo.

Formatos compatibles: AAC, M4A, MP3 y WAV.

Nota: Actualmente, no se pueden subir archivos MOV, MP4 y Loom.

Cuando el Anotador con IA detecta que ha empezado a hablar otra persona, comienza a transcribir en una nueva línea.

En la aplicación de escritorio, Notion puede etiquetar a los participantes en la transcripción para que sea más fácil seguir quién dijo qué. Esto funciona mejor en reuniones virtuales individuales, donde Notion puede capturar tanto tu micrófono como el audio de tu sistema. Si tu nota de reunión está vinculada a un evento del calendario, Notion también puede etiquetar al otro participante por su nombre.

En otras configuraciones de reunión (como conversaciones presenciales o reuniones de grupo), el etiquetado de los participantes puede ser limitado. Es posible que no veas etiquetas de participantes fiables si:

• Si estás en una reunión en directo en la que varias personas comparten un micrófono.

• Si estás en una reunión de grupo con varios oradores.

• Si estás usando Notion en un navegador o en la aplicación móvil.

También encontrarás citas de tu transcripción en el resumen de las notas de reunión. Pasa el cursor sobre una cita para ver el fragmento de la transcripción al que hace referencia. También puedes hacer clic en una cita para saltar a la línea correspondiente en tu transcripción.

El Anotador con IA puede estructurar las notas de reunión según el tipo de reunión que tengas, como una llamada de ventas, una reunión diaria o una reunión de equipo. Para cambiar cómo el Anotador con IA crea un resumen:

1. Ve a las Instrucciones en la parte inferior del bloque del Anotador con IA.

2. Haz clic en el menú desplegable para cambiar el modo Automático.

   • Los cambios en las instrucciones solo se aplican a las nuevas grabaciones o cuando reanudas la transcripción. Para actualizar un resumen existente con nuevas instrucciones, haz clic en Volver a generar resumen.

Además de las instrucciones integradas, puedes crear unas personalizadas para definir la estructura de los resúmenes de tus reuniones. Para añadir instrucciones personalizadas:

1. Ve a las Instrucciones en la parte inferior del bloque del Anotador con IA.

2. Haz clic en el menú desplegable para cambiar el formato Automático.

3. Haz clic en + Añadir instrucciones personalizadas.

4. Se abrirá una página de plantilla, que podrás editar para definir la estructura y las instrucciones que prefieras.

5. Ahora, tus instrucciones personalizadas aparecerán en la lista de instrucciones y podrás seleccionarlas para cualquier reunión.

Uso compartido y privacidad de los resúmenes personalizados

Las instrucciones personalizadas para el resumen son privadas de forma predeterminada ; solo tú puedes verlas y utilizarlas.

Si una nota de reunión utiliza instrucciones personalizadas privadas, los usuarios que tengan acceso al bloque de la reunión seguirán viendo el mismo resumen. Sin embargo, el ajuste Instrucciones mostrará sus propias instrucciones predeterminadas.

Instrucciones personalizadas compartidas

Las instrucciones de resumen personalizadas son privadas por defecto. Si alguien comparte una página de instrucciones contigo y tienes acceso para verla, podrás abrirla, pero no aparecerá automáticamente como una opción en el menú desplegable Instrucciones de las notas de la reunión hasta que la añadas.

Para añadir una página de instrucciones compartida en tus propias reuniones:

1. Abre la página en cuestión.

2. Haz clic en + Añadir a mis instrucciones en la parte superior de la página.

Si abres un bloque de notas de la reunión en el que ya está seleccionada una página de instrucciones compartida, la verás como la instrucción seleccionada, aunque aún no la hayas añadido a tu lista.

Si no tienes acceso a la página de instrucciones seleccionada, la configuración será por defecto Automática.

Puedes establecer como predeterminada cualquier instrucción para el resumen, incluidas las personalizadas, para que se aplique automáticamente a todas las reuniones nuevas.

1. Ve a las Instrucciones en la parte inferior del bloque del Anotador con IA.

2. Haz clic en el menú desplegable.

3. Pasa el cursor sobre las instrucciones que quieras usar como predeterminadas.

4. Haz clic en ••• → Establecer como predeterminado

Una vez que selecciones el bloque, se te recordará que debes informar sobre el uso del Anotador con IA y obtener el consentimiento de todos los participantes de la reunión antes de continuar.

Para ayudarte a solicitarlo, contarás con varias opciones:

• Texto: Haz clic en el icono del deslizador en la parte superior del bloque del Anotador con IA y pasa el cursor sobre Consentimiento. Edita el mensaje de consentimiento como quieras y, a continuación, cópialo y pégalo en el chat de la aplicación de videoconferencia que estés utilizando.

• Voz: Haz clic en 🔈 en la parte inferior del bloque del Anotador con IA antes de empezar a transcribir. Esto reproducirá tu mensaje de consentimiento para todos los asistentes.

  • Puedes cambiar la voz haciendo clic en el icono del deslizador en la parte superior del bloque de notas de la reunión y seleccionando diferentes voces para distintos idiomas. Notion utilizará automáticamente el idioma de tu reunión para reproducir la voz adecuada.

• Decirlo en voz alta: Una petición sencilla también funciona. Por ejemplo, puedes preguntar: «¿Te parece bien si grabo y transcribo esta reunión usando el Anotador con IA de Notion?»

Puedes optar porque se reproduzca automáticamente un mensaje de audio al inicio de cada transcripción para que los demás sepan que estás usando el Anotador con IA.

Si eres propietario de un espacio de trabajo: puedes activar esta función para todos los usuarios de tu espacio en Configuración → IA de Notion → Anotador con IA y actualizar la opción Exigir el consentimiento de todos los miembros del espacio de trabajo.

Si te encuentras en un espacio de trabajo donde el propietario ha habilitado esta configuración: el mensaje de consentimiento se reproducirá cada vez que utilices el Anotador con IA. Recuerda desactivar el silencio de tus altavoces y desconectar cualquier auricular antes de empezar la transcripción para que los participantes de la reunión puedan escuchar el mensaje de consentimiento con claridad.

Si te encuentras en un espacio de trabajo donde el mensaje de consentimiento automático no está habilitado: puedes activar esta configuración por tu cuenta. Verás un mensaje en el bloque de notas de reunión pidiéndote que elijas tu opción de consentimiento predeterminada:

• Obtener el consentimiento por mi cuenta: seguirás obteniendo el consentimiento de todos los participantes de forma manual.

• Reproducir audio automáticamente: el mensaje de consentimiento se reproducirá automáticamente al inicio de cada transcripción.

Este mensaje desaparece después de que selecciones tu opción de consentimiento predeterminada. Puedes actualizar tu preferencia en cualquier momento:

• Ve a Configuración → IA de Notion → Anotador con IA y actualiza la opción Reproducir automáticamente un mensaje de consentimiento al empezar.

• Abre el menú deslizante en la parte superior del bloque de notas de la reunión con IA y actualiza la opción de la

  reproducción automática del mensaje de consentimiento.

De forma predeterminada, las notas de reunión que creas son privadas para ti. Puedes compartir automáticamente las notas creadas a partir de un evento del calendario de Notion con los participantes de la reunión que sean miembros de tu espacio de trabajo.

Para ello, ve a Configuración → IA de Notion y activa la opción Compartir automáticamente con los participantes internos del evento.

• Las notas de la reunión seguirán siendo privadas.

• Después de crear notas a partir de un evento del calendario de Notion, verás la opción «Compartir con los participantes» si quieres conceder acceso.

• Siempre puedes compartir manualmente usando los controles de uso compartido estándar de Notion.

• Las notas de las reuniones creadas desde los puntos de entrada del calendario de Notion (pestaña Reuniones, notificaciones de escritorio, encabezado del calendario) se compartirán automáticamente con los participantes de la reunión que sean miembros de tu espacio de trabajo.

• Los participantes recibirán acceso para ver y editar las notas de la reunión.

• Siempre puedes ajustar manualmente los ajustes de uso compartido después de crear el evento.

¿Quieres almacenar todas tus notas del Anotador con IA en una sola base de datos para acceder a ellas fácilmente? Para establecer una base de datos predeterminada para tus notas del Anotador con IA:

1. Ve a Configuración → IA de Notion.

2. Abre el menú desplegable junto a Base de datos de reuniones predeterminada.

3. Busca y selecciona la base de datos en la que quieres que se almacenen las notas de la reunión generadas con la IA.

La próxima vez que crees una nueva página del Anotador con IA (a partir de una notificación del Anotador con IA, por ejemplo), la página se creará automáticamente dentro de tu base de datos predeterminada.

Es posible que recibas una ventana emergente pidiéndote que concedas a Notion acceso a tu pantalla y al audio del sistema, incluso después de haberlo concedido. A veces, restablecer estos permisos puede resolver el problema.

Cómo solucionarlo

• Prueba a cerrar otras aplicaciones y pestañas del navegador para liberar memoria y vuelve a intentarlo.

• En la configuración de tu dispositivo, revoca el acceso a la pantalla y al audio del sistema para Notion. Después, cierra Notion, reinicia tu dispositivo, abre Notion y sigue las instrucciones para conceder el acceso.

• Asegúrate de tener la última versión de la aplicación de escritorio de Notion. Si no es así, actualízala a la última versión y comprueba si eso soluciona el problema.

Según la versión de tu sistema operativo o de la app de Notion que estés usando, es posible que el Anotador con IA no funcione correctamente y que aparezca un error indicándote que no se ha podido iniciar.

Cómo solucionarlo

• Si usas un dispositivo Mac, asegúrate de que tienes instalado macOS 13 o una versión posterior.

• Si usas un dispositivo Windows, asegúrate de tener instalada la versión más reciente del sistema.

• Comprueba también que estás usando la versión más reciente de la app de Notion.

• Vuelve a cargar la página o reinicia la aplicación.

Si el Anotador con IA no aparece en las opciones al usar el comando de barra, es posible que esté desactivado en tu espacio de trabajo.

Cómo solucionarlo

• Si eres propietario del espacio de trabajo, , dirígete a Configuración → IA de Notion y activa el Anotador con IA.

• Si no eres propietario, contacta con una persona con ese rol y pregúntale si puede activar el Anotador con IA en vuestro espacio de trabajo.

El Anotador con IA se vuelve aún más potente con Notion Calendar. Crea, organiza y comparte notas de reunión para que puedas mantenerte presente en las reuniones y tener a tu equipo sincronizado. Una vez que hayas terminado, puedes acceder fácilmente al resumen de la reunión directamente desde el evento.

Para conectar el Anotador con IA a Notion Calendar por primera vez, tienes tres opciones:

En la barra lateral de Notion

1. Abre la barra lateral.

2. Selecciona Reuniones.

3. Haz clic en Conecta tu calendario.

4. Selecciona el proveedor de tu calendario → tu navegador se abrirá y te indicará cómo conectar tu calendario.

En el bloque Anotador con IA:

1. Abre una página con tu bloque Anotador con IA.

2. Haz clic en el icono de Ajustes en la parte superior de un bloque de notas de la reunión con IA.

3. Selecciona Conectar Notion Calendar.

   • Si no ves esa opción, significa que tu espacio de trabajo ya está conectado a Notion Calendar.

En Notion Calendar:

1. En la parte superior de Notion Calendar, haz clic en el icono de tu perfil → Configuración.

2. En Espacios de trabajo de Notion, elige tu espacio.

3. Elige tu base de datos de reuniones predeterminada. Recomendamos utilizar una base de datos designada para las notas de reunión.

Una vez conectado, puedes crear, abrir y gestionar el Anotador con IA directamente desde un evento en Notion Calendar. Dependiendo del evento y de tu configuración, verás diferentes opciones para añadir notas, iniciar una transcripción o ver un resumen.

• Anotador con IA: Si un evento aún no tiene participantes, videoconferencia o una nota vinculada, utiliza la opción Anotador con IA en el evento para empezar. Esto te permite crear una nueva nota de reunión o vincular una página de Notion existente.

• Añadir nota de reunión: Si un evento tiene participantes o videoconferencia, pero aún no tiene una nota de reunión (y la reunión no ha comenzado), verás Añadir nota de reunión. Esto crea una nota de reunión vinculada utilizando tus preferencias guardadas y, a continuación, la abre en Notion para que la edites.

• Abrir nota de reunión: Si ya hay una nota de reunión vinculada, verás Abrir nota de reunión. Selecciónala para abrir la nota de reunión y empezar.

• Unirse y transcribir: A partir de 15 minutos antes de una reunión, es posible que veas Unirse y transcribir en tu evento (según tu configuración). Esto abrirá la página del Anotador con IA vinculada o creará una dentro de tu espacio de trabajo de Notion.

• Transcribir la reunión: si un evento no tiene detalles de la conferencia, verás la opción Transcribir la reunión en lugar de Unirse y transcribir.

• Ver resumen: después de la reunión, puedes consultar el resumen de las notas de reunión del Anotador con IA haciendo clic en Ver resumen

.

Selecciona Reuniones en la barra lateral de Notion para gestionar el Anotador con IA en un solo lugar. Aquí puedes ver tus próximas reuniones y las notas anteriores del Anotador con IA.

Prepárate para tus próximas reuniones en esta sección. Desde aquí, puedes ver fácilmente qué reuniones tienes programadas, preparar tus notas de reunión con IA con antelación y empezar a transcribir directamente.

Al pasar el cursor sobre una reunión próxima, puedes:

• Unirte rápidamente a la reunión sin tener que salir de Notion.

• Crear nota de reunión en una página o base de datos específica de tu espacio de trabajo. Antes de que empiece la reunión, puedes crear el Anotador con IA con antelación y añadir cualquier nota o punto del orden del día. Una vez que comience la reunión, podrás acceder fácilmente al Anotador con IA y empezar a transcribir de inmediato.

En la pestaña Reuniones, también podrás ver una vista consolidada de todas tus notas de reunión con IA. La vista de lista en tu pestaña Reuniones es diferente de tu base de datos predeterminada para almacenar notas de reunión con IA: muestra las notas de reunión con IA que has creado, así como las notas de reunión con IA vinculadas a eventos del calendario a los que has asistido, independientemente de dónde estén almacenadas esas notas en tu espacio de trabajo. Esto te permite encontrar rápidamente cualquier nota que necesites.

Aquí puedes filtrar, ordenar y buscar tus notas. También puedes renombrarlas y abrirlas fácilmente.

También puedes abrir el menú deslizante en la parte superior de la lista para ajustar la configuración de vista. Por ejemplo, puedes elegir qué propiedades son visibles o ajustar cómo se agrupan tus notas de reunión.

Selecciona Nuevo en la parte superior de la vista de lista para crear nuevas notas con el Anotador con IA.

Si no quieres que la pestaña Reuniones aparezca en la barra lateral de Notion, puedes desactivarla en Configuración →  IA de Notion y, allí, activar la opción Ocultar la pestaña de reuniones.

A continuación, se presenta información general sobre las leyes y normativas relacionadas con las transcripciones, así como algunas prácticas recomendadas a tener en cuenta al activar el Anotador con IA.

En Estados Unidos, ciertas leyes requieren el consentimiento de al menos uno de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada o conversación. Otras requieren que obtengas el consentimiento de todos los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Fuera de los Estados Unidos, como en la Unión Europea, existen leyes similares que requieren el consentimiento de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Además de los requisitos de consentimiento, también puede haber leyes que regulen cómo utilizas, divulgas y proteges tus grabaciones o transcripciones de llamadas. Estas leyes pueden variar según dónde se encuentren tus participantes, el sector empresarial y los estándares de la industria.

Obtener el consentimiento

Determinar qué leyes de consentimiento se aplican puede ser complicado cuando los participantes de la reunión se encuentran en varios estados o países, o si no puedes estar seguro de la ubicación de uno o más participantes. Recomendamos cumplir con las leyes de consentimiento más estrictas y obtener siempre el consentimiento de todos los participantes antes de utilizar el Anotador con IA para transcribir una reunión.

Otras prácticas recomendadas:

• Explica claramente a los participantes que transcribirás la llamada a través de un proveedor externo (por ejemplo, el Anotador con IA de Notion).

• Registra y documenta el consentimiento obtenido de forma rigurosa.

• Respeta la decisión de cualquier participante que no desee participar en la transcripción.

• Si se incorporan nuevos participantes a la llamada después de iniciada la transcripción, detén la grabación y solicita su consentimiento antes de continuar.

• Informa de forma clara a tus usuarios cómo pretendes utilizar o compartir las grabaciones y transcripciones, así como cualquier información derivada de las mismas.

• Asegúrate de utilizar y compartir las grabaciones y transcripciones únicamente según lo comunicado a los usuarios y conforme a las leyes aplicables.

• Consérvalas únicamente durante el tiempo que sea necesario.

El Anotador con IA ofrece mecanismos para informar sobre el uso de esta función y obtener el consentimiento de los participantes en la reunión (puedes obtener más información sobre ello aquí), pero ten en cuenta que estos son solo algunos ejemplos para darte ideas de cómo hacerlo.

El Anotador con IA activa los subprocesadores (OpenAI, Anthropic, Fireworks, Baseten Labs, Inc. y X.AI LLC) para grabar la reunión, procesar el archivo de audio en una transcripción y, a continuación, generar información, como un resumen de la reunión, elementos de acción, participantes en la llamada y más.

Cuando utilizas el Anotador con IA en la aplicación de Notion o en el navegador, el archivo de audio se envía directamente a nuestros subprocesadores para la transcripción en tiempo real. Los subprocesadores no almacenan audio. Durante la sesión, se almacena una copia temporal del audio localmente en tu dispositivo. Si el procesamiento en tiempo real falla, el audio almacenado localmente se sube a los servidores de Notion y se envía a nuestros subprocesadores para reintentar la transcripción. Notion conserva el audio subido durante un máximo de 3 días para reintentar el procesamiento. La copia local del audio se elimina después de un procesamiento exitoso o en un plazo de 24 horas, lo que ocurra primero.

Cuando utilizas el Anotador con IA en la aplicación móvil de Notion, el archivo de audio se sube a los servidores de Notion y se envía a nuestros subprocesadores para generar una transcripción. Los subprocesadores no almacenan audio. Durante la sesión, se almacena una copia temporal del audio localmente en tu dispositivo. Tras un procesamiento exitoso, el audio subido se elimina inmediatamente y la copia local en tu dispositivo se elimina en un plazo de 1 día. Si el procesamiento falla, el audio subido se conserva en Notion durante un máximo de 3 días y la copia local se conserva en tu dispositivo durante un máximo de 1 semana para reintentar el procesamiento.

Si eres propietario de un espacio de trabajo y no quieres que la función Anotador con IA esté disponible para los miembros del espacio, puedes desactivarla en cualquier momento en Configuración → IA de Notion y deshabilitando la disponibilidad del espacio de trabajo.

Las copias locales del audio de la reunión grabada están disponibles para el usuario que inicia el Anotador con IA (la "persona que graba"). Los 10 archivos de audio de reuniones grabados más recientemente se almacenarán en el dispositivo local de la persona que graba y estarán disponibles para su descarga. Solo la persona que graba tiene la capacidad de descargar un archivo de audio guardado localmente.

Esta capacidad está desactivada de forma predeterminada para todos los planes. Si quieres que el almacenamiento de audio local esté habilitado para tus usuarios, puedes activarlo en cualquier momento dirigiéndote a Configuración → IA de Notion y seleccionando la opción Almacenar audio localmente.

Puedes eliminar una transcripción de dos maneras:

• Directamente en el bloque del Anotador con IA, haciendo clic en el icono de barra deslizante → Eliminar transcripción. Esto también eliminará el audio almacenado localmente que acompaña al dispositivo de quien graba.

• Eliminando la página principal donde se encuentra el bloque del Anotador con IA. Una vez eliminada, la página seguirá la configuración de retención de datos de tu espacio de trabajo.

Los propietarios de espacios de trabajo con el plan Enterprise pueden establecer un programa de eliminación automática para las transcripciones dirigiéndose a Configuración → IA de Notion y configurando un programa de eliminación para Eliminación automática de transcripciones. Los resúmenes y las notas permanecerán en los bloques de Notas de reunión con IA de tu espacio de trabajo, pero todas las transcripciones se eliminarán automáticamente siguiendo el programa de eliminación elegido. El programa de eliminación automática de transcripciones no eliminará las transcripciones en páginas que estén bajo retención legal.

Puedes elegir almacenar las grabaciones de audio en el dispositivo local de quien graba. La persona que graba puede eliminar el audio almacenado localmente de su dispositivo en cualquier momento haciendo clic en el icono de barra deslizante en el bloque de Notas de reunión con IA, pasando el cursor sobre Grabaciones de audio y seleccionando Eliminar grabaciones. Esto elimina todas las grabaciones del bloque de Notas de reunión con IA específico.

Si el propietario de un espacio de trabajo con el plan Enterprise ha activado tanto la Eliminación automática de transcripciones como Almacenar audio localmente en su configuración, las grabaciones de audio locales seguirán el programa de eliminación automática seleccionado para las transcripciones. Cuando se elimine una transcripción siguiendo el programa de eliminación automática, las grabaciones de audio asociadas almacenadas en el dispositivo local de quien graba también se eliminarán. Si un propietario de espacio de trabajo configura las transcripciones para que se eliminen inmediatamente después de que se genere el resumen de las Notas de reunión con IA, no se almacenará ningún audio localmente en el dispositivo de quien graba.