Importar desde Asana

La importación desde Asana te permite mover a Notion los equipos, proyectos y tareas de tu organización que ahora tienes en Asana. Cualquier miembro de cualquier plan puede utilizar el importador de Asana.

• Proyectos de Asana → Proyectos de Notion

• Tareas de Asana → Tareas de Notion

• Equipos de Asana → Espacios de equipo de Notion

• Organizaciones o espacios de trabajo de Asana → Espacios de trabajo de Notion

• Tus bases de datos de proyectos y tareas están relacionadas entre sí, de acuerdo con nuestra plantilla de proyectos y tareas.

• Importa hasta ~6.000 tareas y ~200 proyectos. Las importaciones más grandes pueden fallar.

  • Consejo: Divide las migraciones grandes en varias partes.

• Límite de archivos adjuntos: Cada espacio de trabajo puede importar entre 100 y 120 archivos adjuntos al día, aproximadamente.

  • Consejo: Reparte las importaciones con muchos archivos adjuntos entre varios días.

• Una vez que comience la importación, puedes cerrar el navegador de forma segura. Te enviaremos un correo electrónico en cuanto finalice la importación.

• Revisa el progreso de tu importación en Ajustes → Importar. Allí podrás ver el estado de tu importación y las importaciones completadas.

Antes de empezar

• Debes tener vinculación con un equipo de Asana, aunque seas la única persona que pertenezca a él.

• No puedes importar a Notion más de un espacio de trabajo de Asana a la vez.

• Cada equipo Asana se importará a un espacio de equipo Notion.

• Los proyectos múltiples que se importen a un mismo espacio de equipo se introducirán en las mismas bases de datos de Proyectos y Tareas. Para importar a bases de datos separadas, realiza la importación en lotes.

Importar a Notion

1. Ve a Ajustes en la barra lateral → Importar → Importaciones de terceros → Asana. Alternativamente, utiliza el comando /asana en una página y selecciona la opción en Importar.

2. Inicia sesión en Asana y concede los permisos solicitados.

3. En Elegir espacio de trabajo de Asana, selecciona el espacio de trabajo de Asana que deseas importar.

4. Selecciona los proyectos que quieras importar.

5. Elige dónde importar tus proyectos. Puedes enviarlos a un Espacio de equipo, donde Notion creará una nueva base de datos de Proyectos y Tareas, o seleccionar una base de datos de Proyectos existente. Solo se muestran las bases de datos de tipo Proyectos con una base de datos de Tareas vinculada que puedas editar.

6. Marca la casilla situada junto al nombre de tu espacio de trabajo para Excluir los proyectos finalizados o Seleccionar todos los proyectos, según corresponda.

7. Selecciona Siguiente.

8. Elige Seleccionar todas las propiedades (predeterminado) o Personalizar propiedades. Ten en cuenta que algunas propiedades predeterminadas deben importarse.

9. Elige si la propiedad Estado en Notion se asigna a la propiedad Sección o Completado en Asana.

10. Selecciona Importar.

Si importas a un Espacio de equipo, tus proyectos y tareas de Asana se importarán a las bases de datos de Proyectos y Tareas en Notion, precargadas con varias vistas. Si seleccionaste una base de datos de Proyectos existente como destino, tus proyectos se añadirán a esa base de datos, con sus tareas añadidas a su base de datos de Tareas enlazada, utilizando la asignación de propiedades que estableciste durante la importación.

Vistas de la base de datos de los proyectos

• Activos (vista de tabla): muestra los proyectos con estado Pendiente o En progreso.

• Vista cronológica: esta vista muestra el nombre del proyecto, el estado, el responsable y el grado de progreso.

• Vista de tablero: agrupa los proyectos por estado (Planificación, Backlog, En curso) y los ordena por prioridad descendente.

• Todos (vista de tabla): muestra todos los proyectos importados.

Vistas de la base de datos de las tareas

• Por proyecto (vista de tabla): todas las tareas agrupadas por proyecto.

• Vista de tablero: tareas agrupadas por estado y ordenadas por prioridad descendente.

• Todas las tareas (vista de tabla): todas las tareas importadas.

• Mías (vista de tabla): las tareas que tienes asignadas.

• Vista de calendario: tareas por fecha, con el responsable y el estado.

Cuando finalice la importación, verás el registro correspondiente en la sección Privada de tu barra lateral con un resumen y el espacio de equipo de Notion en el que se ha importado el contenido.

• Es posible que OAuth de Asana requiera la aprobación del administrador, según la configuración de tu organización o el nivel del plan. El alcance de la importación se limita a lo que el usuario autenticado puede acceder.

  • Consejo: Pide a tu administrador de Asana que apruebe la app de Notion para OAuth con antelación.

• Es posible que los campos personalizados no se asignen 1:1 a las propiedades de Notion. Algunos campos pueden necesitar ser añadidos manualmente después de la importación. Para configuraciones con mucha automatización, considera una herramienta como Zapier o Make.

• La importación es un evento único; cualquier cambio futuro que hagas en Asana no se reflejará automáticamente en Notion.

• Los proyectos deben pertenecer a un equipo de Asana para aparecer en el importador.

  • Consejo: Antes de empezar, comprueba que todos los proyectos estén asignados a equipos.

• Los proyectos no aparecen en Notion

  • Por qué ocurre esto: Los proyectos no están vinculados a un equipo en Asana. El importador de Notion solo trae los proyectos que pertenecen a un equipo.

  • Solución: En Asana, asigna cada proyecto que falte a un equipo antes de ejecutar la importación.

• El número de tareas no coincide entre Notion y Asana

  • Por qué ocurre esto: En Asana, las subtareas pueden estar vinculadas directamente a proyectos y contarse en los totales del proyecto. En Notion, las subtareas solo residen bajo sus tareas principales y no están vinculadas directamente a los proyectos.

  • Para solucionarlo: Comprueba si las subtareas están vinculadas directamente a proyectos en Asana. Espera diferencias en el recuento a menos que esas subtareas se muestren manualmente en Notion.

• No encuentro algunos tableros del mismo proyecto de Asana después de la importación

  • Por qué ocurre: El importador solo importa los proyectos seleccionados; es posible que los tableros se encuentren en otro espacio de trabajo o equipo de Asana, que se hayan excluido los proyectos archivados o finalizados o que la importación se haya completado con resultados parciales.

  • Para solucionarlo: Vuelve a ejecutar la importación y selecciona esos proyectos específicos. Asegúrate de que estén en el mismo espacio de trabajo y en el mismo equipo de Asana, desmarca «Excluir los proyectos finalizados» si es necesario, verifica el Espacio de equipo de destino y revisa la página del registro de importación que se crea después de la ejecución.

Cuando se complete tu importación, recibirás un registro de importación en la sección Privado de tu barra lateral. En este registro encontrarás un resumen de tu importación, que incluye el Espacio de equipo de Notion al que se importaron tus proyectos y tareas de Asana.