Recomendaciones para crear y optimizar un agente personalizado

Un Custom Agent bien diseñado consume menos créditos y ofrece mejores resultados. Aquí tienes cómo sacar el máximo partido a cada ejecución:

• Utiliza Custom Agents para el trabajo recurrente. Para tareas puntuales, utiliza Notion Agent. Ya está incluido en tu plan. Los Custom Agents funcionan con créditos de Notion porque trabajan de forma autónoma en segundo plano, tanto si estás conectado como si no.

• Elige disparadores específicos. Configura el disparador para @-menciones específicas o para cambios en la propiedad, no para cada mensaje o actualización de la base de datos. Menos falsos inicios, menos ejecuciones desperdiciadas.

• Mantén el contexto limitado. Dirige a tu agente a las páginas o bases de datos específicas que necesite. De este modo, solo leerá lo que debe y cada ejecución se mantendrá centrada.

• Define «Listo» de antemano. Indica a tu agente exactamente cómo es una ejecución completa. Cuanto más claras sean las instrucciones, más rápido llegará al resultado.

• Agrupa tareas independientes. Por ejemplo, pide a tu agente que lea varias fuentes a la vez en lugar de una por una.

  • ✅ «Lee la base de datos de Proyectos y el canal #soporte de Slack, y luego escribe la actualización semanal».

  • 🚫 «Lee la base de datos de Proyectos y luego escribe la actualización semanal. Después, lee el canal de Slack #soporte y añádelo a la actualización semanal».

• Empieza a partir de un agente existente cuando el flujo de trabajo sea similar. Si el flujo de trabajo que necesitas ya existe como Custom Agent, duplícalo en lugar de crearlo desde cero. Abre el agente, selecciona ••• y elige Duplicar.

  • Por defecto, la copia es privada.

  • Tras duplicarlo, vuelve a autenticar herramientas como Slack, comprueba que los disparadores se hayan transferido correctamente y vuelve a desplegar los Workers, ya que no se incluyen en el duplicado. Esto es especialmente útil para crear rápidamente variantes de equipo de un agente que ya funciona. Más información sobre cómo duplicar un Custom Agent en este artículo.

Los Custom Agents son más fiables cuando tienen una tarea clara, las fuentes adecuadas y una definición precisa de «Listo». Este artículo sobre mejores prácticas explica cómo redactar mejores instrucciones, elegir los disparadores correctos y mejorar los resultados con el tiempo.

Si no sabes por dónde empezar, comienza con el trabajo que tu equipo repite a menudo. Los Custom Agents son más eficaces cuando el flujo de trabajo es predecible y fácil de revisar.

Busca flujos de trabajo que sean:

• Repetibles, como recopilar informes, clasificar solicitudes entrantes o responder preguntas frecuentes de Slack.

• Frecuentes, es decir, que ocurran a diario o cada semana.

• Fáciles de evaluar, de modo que puedas determinar rápidamente si el resultado es correcto.

Una vez que hayas elegido un flujo de trabajo, crea primero la versión más sencilla de tu agente. Haz que funcione de forma fiable antes de añadir complejidad.

Cuando el proceso sea estable y predecible, puedes incorporar disparadores o frecuencias para automatizarlo por completo.

Cuando das instrucciones claras a tu Custom Agent, este produce resultados más coherentes y fiables. Céntrate en cómo es el éxito y proporciona el contexto que necesita para conseguirlo.

Comienza por el resultado que quieres obtener

• Describe cómo debería ser el resultado final en lugar de enumerar cada paso del proceso

• Deja que el agente determine cómo llegar a ese resultado

• Ejemplo: «Crea un informe de estado semanal del proyecto que resuma las tareas completadas, los obstáculos y los próximos pasos».

Comparte un ejemplo real

• Pega un informe de estado o con formato anterior, o una solicitud ya clasificada

• Usa ejemplos concretos en lugar de descripciones abstractas

Da instrucciones claras respecto al formato y al destino

• Especifica dónde debe guardarse o publicarse el resultado (en Slack, en una base de datos, en una página existente, etc.)

• Indica qué propiedades o secciones deben completarse

• Ejemplo: «Publica el resumen en el canal #actualizaciones-de-equipo de Slack y añádelo a la base de datos Informes semanales».

Establece límites sencillos

• Deja claro qué debe hacer el agente y qué debe evitar

• Ejemplo: «Actualiza la página de informe semanal que ya existe, no crees una nueva» o «Responde únicamente en el canal #soporte».

Menciona los casos extremos

• Explica qué debe suceder si no hay datos o novedades de los que informar

• Ejemplo: «Si no hay actualizaciones esta semana, publica "Sin actualizaciones" en lugar de no publicar nada».

Asegúrate de que las instrucciones sigan siendo claras y concisas

• Las instrucciones más concisas generan resultados más consistentes

• Si la configuración se va volviendo extensa, reparte el flujo de trabajo entre varios agentes

Al configurar tu agente personalizado, decide si la tarea debe ejecutarse según una frecuencia determinada, en respuesta a una acción específica, o ambas.

Usa las frecuencias para las tareas predecibles

• Elige una frecuencia cuando la tarea deba ejecutarse basándose en una cadencia establecida, independientemente de la actividad

• Es la opción ideal para trabajos recurrentes, como informes semanales, resúmenes diarios o de todo el mes

Usa disparadores para las tareas que requieren una respuesta inmediata

• Elige un disparador cuando la tarea deba ejecutarse en respuesta a un evento

• Algunos ejemplos incluyen un error registrado en Slack, una nueva página añadida a una base de datos o un correo electrónico recibido de un remitente específico

Combina frecuencias y disparadores cuando sea necesario

• Algunos flujos de trabajo tienen dos patrones

• Por ejemplo, un agente basado en disparadores puede clasificar errores a medida que se registran, mientras que otro agente configurado con una frecuencia específica puede redactar un resumen semanal de esos errores ya clasificados

Comienza con una frecuencia más baja y un alcance limitado

• Comienza con una frecuencia semanal en lugar de una diaria

• Comienza con un solo canal en lugar de cinco

• Amplía progresivamente la configuración una vez que hayas confirmado que el resultado es consistente y fiable

Antes de activar por completo el flujo de trabajo, tómate el tiempo necesario para probar y ajustar tu configuración.

Prueba el agente antes de habilitar disparadores o frecuencias

• Haz clic en Ejecutar para iniciar una ejecución de forma manual

• Revisa el resultado para confirmar que hace lo que esperas

• Activa los disparadores o las frecuencias únicamente cuando los resultados sean correctos

Prueba con un grupo reducido

• Comparte el agente con algunos compañeros de equipo para opinen sobre su funcionamiento

• Utiliza sus comentarios para detectar posibles problemas antes de implementarlo a mayor escala

Sé consciente de la necesidad de la iteración

• La mayoría de los agentes requieren varias ejecuciones de prueba antes de encontrar la configuración correcta

• Ajusta las instrucciones en función de los resultados que obtienes al probar el agente, no solo de lo que pretendías expresar al redactarlas

Revisa primero el registro de actividad

• Haz clic en el icono del reloj para ver qué disparador inició la ejecución

• Revisa lo que hizo el agente y dónde pudo haber fallado

• Usa el registro para diagnosticar posibles incidencias y confirmar que el agente se comporta como quieres antes de conceder acceso a él a más personas

Conoce la solución a los problemas más frecuentes

• Un «resultado incorrecto» normalmente quiere decir que las instrucciones deben ser más específicas

• «Faltan datos» suele indicar que el agente necesita acceso a páginas o bases de datos adicionales

  Herramientas y acceso

• Las «ejecuciones fallidas» suelen señalar una brecha de permisos o instrucciones poco claras

Un agente bien diseñado se ejecuta más rápido y evita trabajo innecesario. Tres factores afectan a la eficiencia:

• La frecuencia con la que se ejecuta.

• La cantidad de contenido que consulta.

• El número de pasos que debe completar para realizar una tarea.

La forma más sencilla de mejorar el rendimiento es limitar las ejecuciones innecesarias. Diseña los disparadores para que el agente solo se ejecute cuando sea probable que realice una acción.

Comienza con un alcance reducido y amplíalo progresivamente

• Empieza con ejecuciones semanales en lugar de diarias

• Usa un solo canal o flujo de trabajo antes de añadir más

• Aumenta la frecuencia una vez que los resultados sean fiables

Usa disparadores de alta señal para que tu agente se ejecute únicamente cuando sea necesario

• Para Slack: configura el disparador para que funcione con @menciones o con una reacción de emoji específica en lugar de con todos los mensajes

• Para Notion: configura el disparador ante cambios en propiedades específicas, en lugar de hacerlo ante cada actualización de la base de datos

• Para Notion Mail: configura el disparador para un conjunto de correos electrónicos filtrados, en lugar de aplicarlo a todos los mensajes

Es posible que haya ejecuciones con el mensaje «No se requiere ninguna acción»

• Esto sucede cuando el agente determina que no hay nada que hacer

• Se trata de un resultado normal y eficiente: el agente únicamente verifica el disparador y las instrucciones antes de abandonar el proceso

Cuanto más contenido deba leer el agente, mayor será el trabajo que requiera cada ejecución. Mantén el alcance limitado.

• Dirige al agente hacia el alcance más pequeño posible. Lo ideal es señalar una sola página o unas pocas páginas que incluyan enlaces a subpáginas, las cuales pueda cargar solo si es necesario.

• Evita solicitar búsquedas amplias si ya sabes qué base de datos o página debe utilizarse como fuente de referencia.

Cada paso extra en una ejecución implica más trabajo, especialmente cuando el agente personalizado ejecuta múltiples búsquedas.

• Define de forma explícita lo que significa que la tarea llegue al estado «finalizado» para que el agente la complete en menos pasos.

• Es más eficiente si el agente llama a varias herramientas al mismo tiempo. Fomenta el uso paralelo de herramientas en tus instrucciones siempre que sea posible.

  • Puede ejecutarse al mismo tiempo: «Lee la base de datos de Proyectos, el canal de Slack de Ingeniería y la página de notas del último sprint al mismo tiempo». Estas tres fuentes son independientes, por lo que el agente las lee todas simultáneamente en lugar de una por una.

  • Tiene que ejecutarse en orden: «Crea una página de resumen en la base de datos de Informes y, a continuación, publica el enlace en #team-updates en Slack». El agente necesita la URL de la página antes de poder publicar el enlace, por lo que estos pasos se realizan de forma secuencial.

Si el agente formula con frecuencia varias preguntas de seguimiento, repite la misma acción, vuelve a consultar las mismas páginas o comete errores de forma predecible, es probable que las instrucciones o la configuración deban volver a ajustarse.

• Si las ejecuciones presentan errores recurrentes por cuestión de permisos (no tener acceso para responder en Slack o a una URL que no es de confianza), revisa la configuración de acceso del agente en Herramientas y acceso o indícale explícitamente en las instrucciones que evite esas acciones.