Conectar el calendario a los agentes personalizados

Los Agentes Personalizados pueden conectarse al calendario para automatizar los flujos de trabajo de programación. Una vez conectados, los agentes pueden optimizar tu agenda, preparar y gestionar la logística de reuniones, y resolver los conflictos de programación mediante disparadores automatizados o chateando directamente con el agente.

La conexión de calendario para Agentes Personalizados está disponible en los planes Business y Enterprise. Esta conexión funciona con Notion Calendar, Google Calendar, Apple Calendar y cuentas de Microsoft Outlook / M365.

Algunas funciones específicas de Outlook (como las videoconferencias de Teams, los calendarios compartidos y delegados, y la reserva de salas/recursos) pueden requerir un paso de configuración adicional. Más información sobre lo que puede hacer tu agente personalizado con Outlook →

1. Chatea con tu agente. Dale instrucciones específicas sobre cómo gestionar los eventos del calendario.

   • Esto también se puede hacer manualmente en la Configuración de un Agente Personalizado. Ve a Herramientas y acceso y, a continuación, elige + Añadir conexión → Calendario → Conectar.

2. Ve a Configuración → Herramientas y acceso.

3. Elige los calendarios a los que quieres que tu agente tenga acceso.

4. Después concede los permisos que necesita para cada calendario conectado: lectura o lectura y escritura.

5. Elige si el agente debe solicitar confirmación antes de ejecutar una acción.

6. Prueba la conexión. Si el comportamiento del agente no es el que esperas, chatea con tu agente para aclarar las instrucciones.

Consejo: Sé específico en tus instrucciones. Por ejemplo: «Cada mañana a las 8:00, resume las reuniones que habrá hoy y envíame un informe» o «Cuando se añada una nueva reunión externa, crea una página de preparación en mi base de datos de Reuniones».

Añade un disparador que funcione con el calendario en la Configuración de tu agente personalizado.

1. En Disparadores, haz clic en + Añadir conexión → Calendario → Conectar.

2. En la sección Calendario, elige entre los siguientes disparadores:

   • Evento creado: se ejecuta cuando se añaden nuevos eventos a tu calendario.

   • Evento actualizado: se ejecuta cuando cambian los detalles del evento (hora, asistentes, etc.).

   • Evento cancelado: se ejecuta cuando se borran eventos de tu calendario.

3. Elige los calendarios en los que quieres que se ejecute el disparador.

4. Añade un filtro para limitar qué eventos activan un disparador de calendario. Cada disparador se puede filtrar para que solo se ejecute cuando un evento cumpla los criterios de un título, descripción, ubicación, propietario o estado de todo el día específicos.

Cuando conectas el calendario, puedes elegir qué permisos obtiene tu agente.

• Lectura: permite al agente personalizado ver información sin hacer cambios en el calendario.

• Lectura y escritura: permite al agente personalizado ver y cambiar eventos en el calendario.

• Requerir confirmación: Requiere que el usuario apruebe o cancele una acción antes de que se ejecute. Cuando esta opción está desactivada, el agente puede modificar eventos y enviar invitaciones sin necesidad de aprobación.

• Establecer como predeterminado: cambia el calendario conectado que debe usar tu agente de forma predeterminada.

  • Si tienes varios calendarios en la misma cuenta, esta opción establece el que usará el agente por defecto a menos que especifiques uno diferente.

  • Si conectas varias cuentas de calendario, puedes elegir un calendario predeterminado independiente para cada una de ellas.

Al compartir un agente personalizado con una conexión de calendario, los agentes muestran lo que el usuario que configuró la conexión puede ver en el calendario.

Por ejemplo, si el usuario conectado tiene un evento privado cuyos detalles solo él puede ver, cualquier usuario con acceso Puede ver e interactuar o superior puede ver ese evento.

Al compartir un agente personalizado con una conexión de calendario, cualquier usuario con acceso Puede ver e interactuar con un agente puede interactuar completamente con el calendario conectado.

Para obtener los mejores resultados, dale a tu agente personalizado instrucciones específicas.

Obtén un resumen diario de tus reuniones y prioridades para empezar todos los días con el pie derecho.

Dile a tu agente personalizado: «Cada mañana de lunes a viernes a las 8:00, revisa mi calendario del día. Resume mis reuniones con detalles clave como los asistentes, los horarios y cualquier trabajo de preparación que necesite. Envíame una notificación con el resumen».

Genera automáticamente el orden del día o las notas antes de una reunión importante.

Dile a tu agente personalizado: «Cuando se añada una nueva reunión externa a mi calendario, crea una página en mi base de datos Reuniones. Incluye el título de la reunión, los asistentes, la hora y una sección para notas de preparación y tareas pendientes.»

Organiza tu calendario gestionando de forma automática las tareas de progamación que se repitan.

Dile a tu agente personalizado: «Cuando alguien solicite una reunión a través de Slack, consulta mi calendario para verificar la disponibilidad, encuentra un horario que me venga bien, crea el evento y envía invitaciones a todos los participantes».

Evita el caos para buscar huecos y encuentra los mejores horarios para las reuniones con varios asistentes.

Dile a tu agente personalizado:«Cuando te pida programar una reunión con miembros del equipo, utiliza "Buscar tiempo con los participantes" para comprobar la disponibilidad de todos. Sugiere las 3 mejores opciones y, cuando yo confirme, crea el evento.»

Si tu equipo utiliza Microsoft 365, tu agente puede hacer algunas cosas adicionales que vienen integradas de forma natural con Outlook:

• Añadir un enlace de Teams: Cuando tu agente crea una reunión, puede incluir automáticamente un enlace de videollamada de Microsoft Teams.

• Ver calendarios compartidos contigo: Si un compañero ha compartido su calendario contigo, tu agente puede verlo y tenerlo en cuenta al programar.

• Trabajar con reuniones recurrentes: Tu agente puede leer y trabajar con eventos que se repiten, como reuniones de equipo semanales o revisiones mensuales.

• Reservar una sala: Al crear una reunión, tu agente puede incluir una sala de conferencias u otro recurso compartido.

Nota: Algunas de estas funciones se están implementando gradualmente, por lo que es posible que no estén disponibles de inmediato.

Si tu agente personalizado encuentra errores, dale a la ejecución un pulgar hacia abajo y chatea con tu agente para diagnosticar el problema. Luego, prueba estos pasos:

Si no puedes encontrar el calendario en Herramientas y acceso, el calendario se desconecta después de unos días o un agente no puede ver los eventos:

• Confirma que el calendario está conectado.

• Desconéctalo, borra las cookies y vuelve a conectarlo con la cuenta correcta.

Si tu agente no se ejecuta cuando se modifica un evento del calendario, se ejecuta varias veces o no lee correctamente los detalles del evento:

• Revisa la pestaña Actividad para comprobar si el disparador funciona.

• Verifica que la conexión del calendario esté activa en Herramientas y acceso.

• Prueba con un evento simple para aislar el error.

• Confirma que el disparador esté configurado para el calendario correcto (si tienes varios).