Kelola anggota & tamu

Dalam dokumen bantuan ini

Sangat mudah untuk bekerja dengan orang lain di Notion. Tambahkan anggota untuk berkolaborasi dengan Anda di ruang kerja, atau undang tamu untuk melihat, mengomentari, atau mengedit halaman tertentu 💌

Catatan: Jika Anda menggunakan paket Perusahaan, gambar dalam artikel ini mungkin terlihat sedikit berbeda dari yang Anda lihat di Notion. Terima kasih atas pengertian Anda!

Pelajari selengkapnya tentang berbagai jenis orang di ruang kerja

Tambahkan anggota

Catatan: Pada paket berbayar, Anda akan dikenakan biaya per anggota di ruang kerja Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang paket, buka ini →

Dengan email

Untuk menambahkan anggota menggunakan email mereka:

Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).
Buka tab Anggota.
Pilih Add members dan ketik alamat email orang yang ingin Anda tambahkan. Jika Anda tidak memiliki akses undangan, Anda akan memiliki opsi untuk meminta penambahan anggota.
Pilih apakah orang tersebut akan ditambahkan sebagai Pemilik ruang kerja, Admin keanggotaan, atau Anggota dari menu dropdown, lalu tekan Undang.
Orang tersebut akan menerima email berisi tautan untuk masuk dan bergabung ke ruang kerja Anda.

Menggunakan tautan

Untuk menambahkan anggota melalui tautan:

Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).
Buka tab Anggota.
Pilih Salin tautan untuk menyalin tautan rahasia ke clipboard Anda, dan bagikan kepada siapa pun yang ingin Anda undang untuk bekerja dengan Anda.
Saat pengguna yang diundang mengklik tautan rahasia tersebut, mereka akan dapat bergabung ke ruang kerja Anda secara otomatis sebagai anggota berbayar, tanpa harus menambahkan alamat email mereka secara manual.
Jika Anda tidak ingin bisa mengundang orang ke ruang kerja Anda dengan tautan, nonaktifkan tombol di samping tautan Undang.

Dengan domain yang diizinkan

Jika Anda menggunakan Notion di perusahaan, Anda dapat memudahkan siapa pun untuk bergabung secara otomatis ke ruang kerja Anda sebagai anggota ketika mereka masuk menggunakan email kantor mereka. Untuk mengaturnya, pemilik ruang kerja dapat:

Buka Pengaturan → Pengaturan.
Di bawah Allowed email domains, masukkan domain email apa pun yang ingin Anda berikan akses otomatis, seperti domain email perusahaan Anda. Anda dapat menambahkan beberapa domain yang diizinkan di kolom ini, tetapi hanya domain yang terkait dengan akun anggota ruang kerja yang dapat Anda tambahkan.

Sekarang, kapan pun seseorang masuk ke Notion dengan email yang memiliki salah satu domain tersebut, mereka akan melihat opsi untuk bergabung ke ruang kerja Anda selama proses onboarding. Jika pengguna bergabung ke ruang kerja Anda, mereka akan menjadi anggota ruang kerja Anda dan biaya akan dikenakan sesuai dengan penggunaannya.

Ubah peran anggota

Untuk mengubah peran anggota di ruang kerja:

Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).
Buka tab Anggota.
Pilih menu dropdown untuk peran anggota, lalu pilih Pemilik ruang kerja, Admin keanggotaan, atau Anggota.

Tambahkan anggota sementara

Jika Anda bekerja dengan konsultan Notion Marketplace, Anda dapat memberi mereka akses terbatas waktu ke ruang kerja Anda sebagai anggota sementara. Mereka mendapatkan akses tingkat anggota hingga tanggal kedaluwarsa mereka, kemudian kehilangan akses secara otomatis. Anggota sementara tidak menggunakan kursi berbayar.

Untuk menambahkan anggota sementara:

Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).
Buka tab Anggota.
Pilih Add members dan ketik alamat email konsultan Anda.
Pilih Anggota sementara dari menu tarik-turun peran.
Tetapkan tanggal kedaluwarsa (hingga satu tahun dari hari ini).
Tekan Invite.

Mereka akan menerima email berisi tautan untuk bergabung ke ruang kerja Anda. Setelah mereka menerima undangan, mereka akan muncul di daftar anggota Anda dengan tanggal kedaluwarsa yang ditampilkan.

Permintaan Tertunda

Setelah Anda mengirim undangan, undangan tersebut akan ditampilkan sebagai tertunda hingga konsultan menerimanya. Anda dapat melihat dan mengelola undangan tertunda di Pengaturan → Anggota.

Extend or remove access

Admin dapat memperbarui tanggal kedaluwarsa anggota sementara atau menghapus akses mereka kapan saja:

Buka Settings → People atau Anggota.
Cari anggota sementara di dalam daftar.
Pilih ••• di samping nama mereka.
Pilih Edit tanggal kedaluwarsa atau Hapus dari ruang kerja.

Tambahkan tamu

Pelajari perbedaan antara tamu dan anggota di sini →

Dari halaman

Ingat bahwa tamu dapat ditambahkan ke halaman individu, bukan ke seluruh ruang kerja. Untuk berbagi halaman dengan tamu:

Buka Bagikan di kanan atas halaman.
Masukkan alamat email tamu yang ingin Anda undang.
Pilih tingkat akses untuk tamu tersebut dari menu dropdown dan tekan Undang.
Pilih Lewati untuk sekarang untuk memastikan Anda menambahkannya sebagai tamu dan bukan anggota.

Tamu Anda akan menerima email berisi tautan ke halaman tersebut. Jika mereka belum menggunakan Notion, mereka perlu mendaftar untuk mengakses halaman Anda.

Catatan:

Jika Anda tidak dapat membagikan halaman kepada tamu, ini mungkin karena:
- Ruang kerja Anda telah mencapai batas jumlah tamu.
- Ruang kerja atau ruang tim Anda tidak mengizinkan penambahan tamu ke halaman.
- Domain email tamu yang Anda coba bagikan halaman bukanlah domain email yang diizinkan untuk ruang kerja Anda.
Jika Anda menggunakan paket Perusahaan dan pemiliknya tidak mengizinkan anggota mengundang tamu ke halaman, setiap orang yang Anda undang ke halaman akan otomatis ditambahkan sebagai anggota. Sebelum Anda memilih Undang dalam langkah-langkah di atas, Anda dapat mengarahkan kursor ke nama atau email tamu untuk informasi lebih lanjut tentang cara penambahan orang tersebut ke halaman.

Dari permintaan tamu

Untuk memudahkan Anda menambahkan tamu ke ruang kerja, Notion juga memungkinkan orang di luar ruang kerja Anda untuk meminta akses ke halaman tertentu di ruang kerja Anda. Fitur ini tersedia dan diaktifkan secara default untuk semua paket kecuali Enterprise.

Jika Anda menggunakan Paket Plus atau Paket Bisnis, Anda dapat Nonaktifkan pengaturan ini. Sayangnya, Paket Gratis tidak dapat Nonaktifkan fitur ini. Untuk melakukannya:

Buka Pengaturan → Keamanan.
Nonaktifkan Izinkan permintaan akses halaman dari nonanggota.

Setelah tamu mengirimkan permintaan untuk mengakses halaman, notifikasi akan dikirim ke kotak masuk pembuat halaman. Pembuat halaman dapat menyetujui permintaan tersebut serta menyesuaikan tingkat akses untuk tamu tersebut, atau mereka dapat mengabaikan permintaan tersebut.

Catatan: Saat Anda menambahkan seseorang ke halaman, orang tersebut dapat secara otomatis mengakses semua subhalaman secara default. Oleh karena itu, Anda dapat membatasi atau memperluas izin subhalaman!

Permintaan untuk menambahkan tamu

Anggota ruang kerja dapat meminta untuk menambahkan tamu ke ruang kerja. Fitur ini hanya tersedia pada Paket Perusahaan, dan hanya pemilik ruang kerja yang dapat mengaktifkan atau Nonaktifkan pengaturan ini.

Aktifkan penambahan tamu dan permintaan tamu

Untuk mengizinkan anggota menambahkan tamu secara langsung ke halaman ruang kerja, pemilik ruang kerja dapat:

Membuka Pengaturan → Keamanan.
Di tab Anggota & tamu, aktifkan Izinkan anggota mengundang tamu ke halaman.

Untuk mengizinkan anggota meminta penambahan tamu ke halaman ruang kerja, pemilik ruang kerja dapat:

Membuka Pengaturan → Keamanan.
Di tab Anggota & tamu, aktifkan Izinkan anggota meminta penambahan tamu.

Setelah ini diaktifkan, anggota dan admin ruang kerja harus mengirimkan permintaan sebelum mereka dapat mengundang tamu. Pemilik ruang kerja dikecualikan dan dapat terus mengundang tamu secara langsung.

Catatan: Izinkan anggota untuk meminta penambahan tamu adalah pengaturan tingkat ruang kerja, dan akan menggantikan pengaturan tamu tingkat ruang tim. Artinya, jika ruang tim mengizinkan tamu, tetapi ruang kerja telah mengaktifkan permintaan tamu, anggota harus mengirimkan permintaan undangan tamu untuk menambahkan tamu ke halaman di ruang tim.

Minta untuk mengundang tamu

Jika Anda adalah pemilik ruang kerja, Anda dapatmengundang tamu secara langsung.

Jika Anda adalah anggota:

Buka halaman yang ingin Anda undang tamunya. Sama seperti berbagi biasa, Anda harus memiliki izin akses penuh pada halaman tersebut untuk meminta mengundang tamu.
Pilih Bagikan dan ketik nama tamu yang ingin Anda undang.
Pilih peran yang Anda inginkan untuk tamu tersebut.
Pilih Undang.
Notifikasi akan dikirimkan ke pemilik ruang kerja Anda mengenai permintaan Anda, beserta halaman, peran, dan email tamu yang Anda minta. Anda juga akan menerima konfirmasi bahwa pemilik ruang kerja Anda telah diberi tahu.

Setujui tamu

Permintaan undangan tamu harus disetujui per halaman, per tamu. Hanya pemilik ruang kerja yang dapat melihat dan menyetujui permintaan tamu. Setiap permintaan akan berisi email tamu, anggota yang memintanya, peran yang diminta, dan nama halaman.

Pemilik ruang kerja dapat menyetujui atau menolak permintaan untuk mengundang tamu langsung dari notifikasi yang mereka terima, atau dengan membuka Pengaturan → Anggota → Tamu dan menemukan permintaan tersebut di bagian atas. Setelah pemilik ruang kerja menanggapi permintaan, anggota yang mengirimkannya akan diberi tahu tentang keputusan tersebut.

Ubah tamu menjadi anggota

Berikan kemampuan kepada tamu mana pun untuk mengakses seluruh ruang kerja Anda dengan mengubah mereka menjadi anggota. Pada paket berbayar, Anda akan dikenakan biaya untuk setiap anggota tambahan. Untuk mengubah tamu menjadi anggota:

Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda) → Tamu.
Centang kotak di sebelah tamu yang ingin Anda tingkatkan.
Pilih Tingkatkan {#} tamu menjadi anggota.
Setelah mereka menjadi anggota, Anda dapat menemukan mereka di daftar anggota Anda dan mengubah peran mereka.

Pada Paket non-Perusahaan, kami juga akan menyarankan beberapa tamu yang mungkin mendapat manfaat jika menjadi anggota di ruang kerja Anda. Untuk melihat siapa tamu-tamu ini, buka Pengaturan → Anggota → Saran. Anda dapat memilih Tingkatkan untuk mengubah seseorang menjadi anggota ruang kerja.

Hapus pengguna

Catatan: Mencoba menghapus anggota dari ruang tim? Baca ini saja!

Untuk menghapus anggota atau tamu dari ruang kerja, pemilik ruang kerja atau admin keanggotaan dapat:

Membuka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket).
Membuka tab Anggota atau tab Tamu.
Tergantung paket dan siapa yang Anda coba hapus:
- Buka menu dropdown untuk peran atau tingkat akses anggota, lalu pilih Hapus dari ruang kerja.
- Buka menu dropdown untuk halaman tamu atau pilih ••• di samping tamu, lalu pilih Hapus atau Hapus dari ruang kerja.

Catatan:

Saat Anda menghapus anggota dari ruang kerja, orang tersebut akan langsung kehilangan akses ke ruang kerja, dan halaman dari bagian Pribadi pada bilah sisi kirinya akan disembunyikan dari tampilan. Jika Anda mengundang anggota tersebut kembali ke ruang kerja, halaman pribadinya akan ditampilkan kembali.
Jika pengguna telah keluar dan bergabung kembali ke ruang kerja dalam 30 hari terakhir, halaman pribadi, halaman bersama, keanggotaan grup, dan keanggotaan ruang tim mereka akan dipulihkan setelah bergabung kembali ke ruang kerja.

Pertanyaan Umum

Apakah ada batas jumlah tamu yang dapat saya tambahkan?

Lihat batas jumlah tamu untuk paket Anda di sini →

Jika ruang kerja Anda melebihi batas jumlah tamu untuk paket Anda, pengguna baru yang Anda bagikan konten hanya dapat ditambahkan sebagai anggota (bukan sebagai tamu) jika mereka menggunakan domain email ruang kerja Anda. Artinya, pengguna baru memiliki domain email yang diizinkan atau domain email yang sama dengan domain pemilik ruang kerja atau salah satu domain terverifikasi di ruang kerja.

Saya mengklik tombol 'Gabung atau buat ruang kerja', tetapi sistem hanya mengizinkan saya membuat ruang kerja. Bagaimana cara bergabung ke ruang kerja?

Anda hanya dapat bergabung ke ruang kerja melalui tombol Gabung atau buat ruang kerja jika pengaturan Domain Email yang Diizinkan diaktifkan di ruang kerja tersebut untuk mengizinkan pengguna dengan domain email Anda bergabung ke ruang kerja secara otomatis.

Jika pengaturan tersebut tidak diaktifkan, Anda harus meminta admin dari ruang kerja tersebut mengirimkan undangan kepada Anda.

Bagaimana cara menggunakan banyak grup sebagai pengganti berbagai ruang kerja terpisah?

Kami mendapati orang membuat beberapa ruang kerja, bukan grup, untuk menetapkan izin terperinci. Misalnya, mereka membuat ruang kerja terpisah untuk Desain, Pemasaran, dan tim eksekutif sehingga setiap grup tidak dapat mengakses, mengedit, atau terganggu oleh pekerjaan di grup lain. Ada solusi cepat untuk mencapai tujuan ini menggunakan grup:

Nonaktifkan akses Ruang Kerja. Dengan begitu, halaman tidak akan ditampilkan kepada orang dan grup yang tidak secara khusus diberi akses.
Di setiap halaman, berikan level akses yang berbeda per grup. Level akses tersebut akan berlaku untuk semua subhalaman di halaman tersebut.
Misalnya, Anda dapat mengkhususkan satu bagian di ruang kerja untuk tim teknik. Buat satu grup yang berisi semua teknisi, lalu pada halaman tingkat teratas untuk tim tersebut, aktifkan Akses penuh untuk grup tersebut saja. Jadikan semua halaman sebagai turunan halaman tersebut, lalu atur agar halaman tersebut hanya dapat diakses oleh tim teknik!

Bagaimana cara mengizinkan anggota di ruang kerja saya meminta persetujuan untuk tamu?

Sebagai pemilik ruang kerja, Anda dapat menonaktifkan tamu untuk ruang kerja Anda di pengaturan keamanan ruang kerja, tetapi tetap mengizinkan anggota mengirim permintaan undangan tamu untuk ditinjau oleh pemilik ruang kerja. Pengaturan ini memberi tamu cara standar untuk mendapatkan akses ke konten di ruang kerja Anda, dan menjadi pendekatan yang fleksibel.