Leden & gasten beheren

Een lid toevoegen via e-mail:

1. Ga naar Instellingen → Personen of Leden (afhankelijk van je abonnement).

2. Ga naar het tabblad Leden.

3. Selecteer Leden toevoegen en typ het e-mailadres van de persoon die je wilt toevoegen. Als je geen uitnodigingsrechten hebt, heb je in plaats daarvan de optie om een verzoek in te dienen om een lid toe te voegen.

4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu of je ze wilt toevoegen als Workspace-eigenaar, Beheerder van lidmaatschap of Lid en druk vervolgens op Uitnodigen.

5. Ze ontvangen een e-mail met een link om in te loggen en lid te worden van je workspace.

Een lid toevoegen via een link:

1. Ga naar Instellingen → Personen of Leden (afhankelijk van je abonnement).

2. Ga naar het tabblad Leden.

3. Selecteer Link kopiëren om de geheime link naar je klembord te kopiëren en deel deze met iedereen die je wilt uitnodigen om met je samen te werken.

4. Wanneer een uitgenodigde gebruiker op de geheime link klikt, kan deze automatisch lid worden van je workspace als betaald lid, zonder dat je handmatig hun e-mailadres hoeft toe te voegen.

5. Als je niet wilt dat mensen met een link kunnen worden uitgenodigd voor je workspace, schakel dan de schakelaar naast Uitnodigingslink uit.

Als je Notion op je werk gebruikt, kun je het voor iedereen gemakkelijk maken om automatisch lid te worden van je workspace wanneer ze inloggen met hun zakelijke e-mailadres. Om dit in te stellen, kunnen workspace-eigenaren:

1. Ga naar Instellingen → Instellingen.

2. Voer onder Toegestane e-maildomeinen elk e-maildomein in waaraan je automatisch toegang wilt verlenen, zoals het e-maildomein van je bedrijf. Je kunt meerdere toegestane domeinen toevoegen in dit veld, maar je kunt alleen domeinen toevoegen waaronder de accounts van workspace-leden vallen.

Wanneer iemand nu inlogt bij Notion met een e-mailadres dat een van die domeinen heeft, krijgt diegene tijdens het onboardingproces de optie te zien om lid te worden van je workspace. Als de gebruiker lid wordt van je workspace, wordt deze lid van je workspace en worden de kosten dienovereenkomstig in rekening gebracht.

Om de rol van een lid in de workspace te wijzigen:

1. Ga naar Instellingen → Personen of Leden (afhankelijk van je abonnement).

2. Ga naar het tabblad Leden.

3. Selecteer het vervolgkeuzemenu voor de rol van een lid en kies vervolgens Workspace-eigenaar, Beheerder van lidmaatschap of Lid.

Als je samenwerkt met een Notion Marketplace-consultant, kun je deze persoon tijdelijk toegang verlenen tot je workspace als tijdelijk lid. Ze krijgen toegang op het niveau van een lid tot hun vervaldatum, waarna de toegang automatisch vervalt. Tijdelijke leden gebruiken geen betaalde licentie.

Een tijdelijk lid toevoegen:

1. Ga naar Instellingen → Personen of Leden (afhankelijk van je abonnement).

2. Ga naar het tabblad Leden.

3. Selecteer Leden toevoegen en typ het e-mailadres van je consultant.

4. Selecteer Tijdelijk lid in het vervolgkeuzemenu voor rollen.

5. Stel een vervaldatum in (tot maximaal één jaar vanaf vandaag).

6. Druk op Uitnodigen.

Ze ontvangen een e-mail met een link om lid te worden van je workspace. Zodra ze deze accepteren, verschijnen ze in je ledenlijst met de vervaldatum erbij.

In afwachting van verzoeken

Nadat je een uitnodiging hebt verstuurd, wordt deze als in afwachting weergegeven totdat de consultant deze accepteert. Je kunt uitnodigingen in afwachting bekijken en beheren via Instellingen → Leden.

Toegang verlengen of verwijderen

Beheerders kunnen de vervaldatum van een tijdelijk lid op elk gewenst moment bijwerken of de toegang intrekken:

1. Ga naar Instellingen → Personen of Leden.

2. Zoek het tijdelijke lid in de lijst.

3. Selecteer ••• naast hun naam.

4. Kies Vervaldatum bewerken of Verwijderen uit workspace.

Onthoud dat gasten aan individuele pagina's kunnen worden toegevoegd, niet aan een hele workspace. Een pagina delen met een gast:

1. Ga naar Delen rechtsbovenaan op de pagina.

2. Voer het e-mailadres in van de gast die je wilt uitnodigen.

3. Selecteer een toegangsniveau voor die gast in het vervolgkeuzemenu en druk op Uitnodigen.

4. Selecteer Voor nu overslaan om er zeker van te zijn dat je ze als gast toevoegt en niet als lid.

Je gast ontvangt een e-mail met een link naar de pagina. Als ze Notion nog niet gebruiken, moeten ze zich aanmelden om toegang te krijgen tot je pagina.

Om het voor je gemakkelijker te maken gasten aan je workspace toe te voegen, staat Notion mensen buiten je workspace ook toe om toegang te vragen tot bepaalde pagina's in je workspace. Deze functie is beschikbaar en standaard ingeschakeld voor alle abonnementen behalve Enterprise.

Als je een Plus- of Business-abonnement hebt, kun je deze instelling uitschakelen. Helaas kunnen Gratis abonnementen deze functie niet uitschakelen. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Open Instellingen → Beveiliging.

2. Schakel Verzoeken om toegang tot pagina's door niet-leden toestaan uit.

Zodra de gast een verzoek indient om toegang te krijgen tot een pagina, wordt er een melding verzonden naar de inbox van de maker van de pagina. De maker van de pagina kan het verzoek goedkeuren en het toegangsniveau voor die gast aanpassen, of het verzoek negeren.

Leden van een workspace kunnen verzoeken om gasten toe te voegen. Deze functie is alleen beschikbaar in Enterprise-abonnementen en alleen workspace-eigenaren kunnen deze in- of uitschakelen.

Om leden in staat te stellen direct gasten toe te voegen aan pagina's in de workspace, kunnen workspace-eigenaren:

1. Ga naar Instellingen → Beveiliging.

2. Schakel in het tabblad Leden & gasten de optie Leden toestaan gasten uit te nodigen voor pagina's in.

Om leden in staat te stellen te verzoeken om een gast toe te voegen aan pagina's in de workspace, kunnen workspace-eigenaren:

1. Ga naar Instellingen → Beveiliging.

2. Schakel in het tabblad Leden & gasten de optie Leden toestaan te verzoeken om gasten toe te voegen in.

Zodra dit is ingeschakeld, moeten leden en workspace-beheerders een verzoek indienen voordat ze een gast kunnen uitnodigen. Workspace-eigenaren zijn hiervan vrijgesteld en kunnen gasten direct blijven uitnodigen.

Als je een workspace-eigenaar bent, kun jegasten direct uitnodigen.

Als je een lid bent:

1. Navigeer naar de pagina waarop je een gast wilt uitnodigen. Net als bij regulier delen, moet je op de pagina Volledige toegang hebben om een gast uit te nodigen.

2. Selecteer Delen en typ de naam van de gast die je wilt uitnodigen.

3. Selecteer de rol voor de gast.

4. Selecteer Uitnodigen.

5. Er wordt een melding over je verzoek naar de workspace-eigenaar gestuurd, samen met de pagina, de rol en het e-mailadres van de gast die je hebt aangevraagd. Je ontvangt ook een bevestiging dat de workspace-eigenaar op de hoogte is gesteld.

Gastenuitnodigingsverzoeken moeten per pagina en per gast worden goedgekeurd. Alleen workspace-eigenaren kunnen gastenuitnodigingsverzoeken bekijken en goedkeuren. Elk verzoek bevat het e-mailadres van de gast, het lid dat het verzoek heeft ingediend, de aangevraagde rol en de naam van de pagina.

Een workspace-eigenaar kan een verzoek om een gast uit te nodigen direct goedkeuren of afwijzen vanuit de melding die zij ontvangen, of door naar Settings → Members → Guests te gaan en de verzoeken bovenaan te bekijken. Zodra een workspace-eigenaar op een verzoek reageert, wordt het lid dat het verzoek heeft ingediend op de hoogte gesteld van de beslissing.

Geef een gast toegang tot je volledige workspace door deze om te zetten naar een lid. Bij betaalde abonnementen worden kosten in rekening gebracht voor elk extra lid. Om een gast om te zetten naar een lid:

1. Ga naar Settings → People of Members (afhankelijk van je abonnement) → Guests.

2. Vink het vakje aan naast de gasten die je wilt upgraden.

3. Selecteer Upgraden {#} gast(en) naar lid.

4. Zodra ze lid zijn geworden, kun je ze terugvinden in je ledenlijst en hun rol wijzigen.

Bij niet-Enterprise-abonnementen stellen we ook een aantal gasten voor die er baat bij zouden kunnen hebben om lid te worden van je workspace. Om te zien wie deze gasten zijn, ga je naar Settings → Members → Suggestions. Je kunt Upgraden selecteren om iemand om te zetten naar een workspace-lid.

Om een lid of gast uit een workspace te verwijderen, kan een workspace-eigenaar of een Beheerder van lidmaatschap het volgende doen:

1. Ga naar Instellingen → Personen of Leden (afhankelijk van het abonnement).

2. Ga naar het tabblad Leden of het tabblad Gasten.

3. Afhankelijk van het abonnement en wie je probeert te verwijderen:

   • Open het vervolgkeuzemenu voor de rol of het toegangsniveau van een lid en selecteer vervolgens Verwijderen uit workspace.

   • Open het vervolgkeuzemenu voor de pagina's van een gast of selecteer ••• naast een gast en selecteer vervolgens Verwijderen of Verwijderen uit workspace.