Je agenda's en Gebeurtenissen beheren

Je kunt agenda's van Apple en Google koppelen aan Notion Calendar.

Je kunt meerdere agenda's koppelen aan Notion Calendar. Gekoppelde accounts en hun agenda's worden weergegeven in de linkerzijbalk van Notion Calendar. Je kunt accounts inklappen, de volgorde ervan wijzigen en de volgorde van agenda's daarbinnen aanpassen.

Een agenda toevoegen aan Notion Calendar:

1. Ga naar Instellingen.

2. Selecteer Add calendar account onder Calendar accounts in de zijbalk.

Apple vereist dat je een app-specifiek wachtwoord gebruikt voor Notion Calendar om je iCloud-account te koppelen. Om dit app-specifieke wachtwoord te verkrijgen:

1. Log in op je Apple-account via https://account.apple.com/sign-in.

2. Ga naar App-specifieke wachtwoorden en maak een nieuw wachtwoord aan.

Selecteer Add calendar account en kies Microsoft Outlook om een Microsoft Outlook- of Microsoft 365-account te koppelen. Je wordt gevraagd om in te loggen met je Microsoft-inloggegevens en Notion Calendar te autoriseren.

Je kunt elke agenda uit Notion Calendar verwijderen. Doe hiervoor het volgende:

1. Ga naar Instellingen.

2. Selecteer onder Calendar accounts in de zijbalk het agenda-account dat je wilt verwijderen.

3. Selecteer Disconnect.

Wil je het Notion-account wijzigen dat je aan Notion Calendar hebt gekoppeld? Volg hier de instructies →

Notion Calendar gebruikt standaard een agenda wanneer je nieuwe Gebeurtenissen aanmaakt. Dit kan ook een Notion database zijn! Een standaardagenda instellen:

1. Ga naar Instellingen.

2. Selecteer onder Calendar accounts in de zijbalk het account dat is gekoppeld aan de gewenste standaardagenda.

3. Beweeg de muis over de naam van de gewenste standaardagenda en selecteer ••• → Make default calendar.

Op desktop kun je ook met de rechtermuisknop op een agenda in de zijbalk klikken en Make default calendar selecteren.

Als je een agenda wilt verbergen, selecteer je 👁️ naast de naam in de linkerzijbalk van Notion Calendar. Hierdoor worden alle Gebeurtenissen in die agenda verborgen en krijgt het pictogram een doorhaling. Selecteer 👁️ opnieuw om een agenda weer te geven.

Beweeg op desktop of web met de muis over de naam van een agenda in je linkerzijbalk. Selecteer vervolgens ••• en kies een nieuwe kleur.

Om alle aankomende Gebeurtenissen in een specifieke agenda te bekijken, klik je op de naam ervan in de linkerzijbalk van Notion Calendar. Vanaf hier kun je ook:

• Selecteer het schuifregelaarpictogram bovenaan het paneel om de kleur van de agenda te wijzigen. Hiermee kun je:

  • Kiezen of de Gebeurtenissen van de agenda in je menubalk moeten worden opgenomen.

  • Blokkeren van gebeurtenissen voor de agenda beheren.

  • Stel standaard conference call in voor de agenda.

• Selecteer + bovenaan het paneel om een nieuwe Gebeurtenis in de agenda aan te maken.

Om een Gebeurtenis aan te maken in Notion Calendar, selecteer je een tijdslot in je agenda en voer je de details voor je Gebeurtenis in. Als je een focus-, afwezigheids- of verjaardag Gebeurtenis wilt aanmaken, open je het vervolgkeuzemenu naast Event en kies je het gewenste type Gebeurtenis. Om deelnemers en ruimtes toe te voegen, selecteer je Participants and Rooms en klik je op de relevante personen en ruimtes. Zodra je klaar bent, selecteer je Send invite om genodigden op de hoogte te stellen.

Als je op mobiel bent, selecteer je + rechtsonder in de app en voer je de details voor je Gebeurtenis in. Om te voltooien, selecteer je Done, of Send invite als je andere deelnemers hebt toegevoegd.

Meerdere-dagen durende Gebeurtenissen aanmaken met begin- en eindtijden

Om meerdere-dagen durende Gebeurtenissen met tijdsdetails aan te maken, selecteer je een tijdslot in je agenda en sleep je dit over de dagen waarop de Gebeurtenis plaatsvindt. Zodra de Gebeurtenis is aangemaakt, kun je de begin- en eindtijden invoeren.

Notion Calendar ondersteunt het bekijken en bewerken van terugkerende Gebeurtenissen uit Microsoft Outlook-agenda's. Je kunt individuele voorkomens of alle toekomstige Gebeurtenissen in een reeks bewerken.

Als je de Microsoft Outlook-agenda van iemand anders beheert of daar gedelegeerde toegang toe hebt gekregen, kun je deze toevoegen aan Notion Calendar. De gedelegeerde agenda verschijnt onder het account dat je hebt gebruikt om Outlook te koppelen, en je kunt Gebeurtenissen in die agenda bekijken en beheren op basis van je gedelegeerde machtigingen.

Om op een agenda-uitnodiging te reageren, klik je met de rechtermuisknop op de Gebeurtenis op desktop of selecteer je de Gebeurtenis op mobiel, en kies je vervolgens je RSVP-status.

Als je de organisator van de Gebeurtenis bent, is je RSVP-status automatisch Ja. Om je status te wijzigen, selecteer je op desktop de pijltjes naast je naam in de Gebeurtenisdetails. Selecteer op mobiel de Gebeurtenis en kies vervolgens een nieuwe RSVP-status.

Je kunt ook een Notitie toevoegen nadat je hebt gereageerd op een Gebeurtenis. Om dit te doen, selecteer je een Gebeurtenis en vervolgens ✏️ naast de RSVP-opties. Voer je Notitie in het tekstveld in. Als je klaar bent, selecteer je Update verzenden om de Notitie via e-mail met andere deelnemers te delen. Als je niet wilt dat er een e-mail wordt verzonden, open je het vervolgkeuzemenu naast Update verzenden en selecteer je Update verzenden zonder e-mail.

Selecteer een Gebeurtenis om eventuele RSVP-Notities hiervoor te bekijken.

Om de locatie voor een Gebeurtenis toe te voegen of te verwijderen, selecteer je de Gebeurtenis en bewerk je het veld Locatie in het rechter contextpaneel.

Selecteer een Gebeurtenis. Geef vervolgens in het rechter contextpaneel je Status weer als Bezet of beschikbaar. Je kunt de details van je Gebeurtenis ook zichtbaar maken voor anderen door ze Openbaar te maken, of alleen voor jezelf en andere deelnemers door ze Privé te maken.

In Notion Calendar zijn er verschillende soorten Gebeurtenissen: Gebeurtenis, focustijd, Niet op kantoor en Verjaardag.

Wanneer je een nieuwe Gebeurtenis maakt en de naam van die Gebeurtenis het woord "verjaardag" bevat, maakt Notion Calendar er automatisch een Verjaardag-Gebeurtenis van. De Gebeurtenis wordt een hele dag durende Gebeurtenis die elk jaar wordt herhaald.

Je kunt je Gebeurtenistype op elk gewenst moment wijzigen met Notion Calendar op desktop of web. Om je Gebeurtenistype te wijzigen, klik je op de Gebeurtenis, open je het vervolgkeuzemenu naast het Gebeurtenistype en kies je het gewenste Gebeurtenistype. Je kunt een Gebeurtenis ook wijzigen in een beschikbaarheid. Je wilt bijvoorbeeld een focusblok veranderen in een open plek voor een vergadering. Lees hier → meer over beschikbaarheid.

Selecteer een Gebeurtenis en selecteer vervolgens ••• rechtsboven in het rechter contextpaneel → E-mail deelnemers. Hiermee wordt een mailto:-link geopend.

Op Mac is dit standaard ingesteld op de Mail app. Om dit te wijzigen:

• Open de Mail app.

• Ga naar Instellingen....

• Open het vervolgkeuzemenu naast Standaard e-mailprogramma en selecteer je gewenste e-mailclient.

Gmail updaten in Chrome:

• Ga naar Gmail.

• Klik op de twee ruiten in de URL-balk. Als je dit niet ziet, voer dan chrome://settings/handlers in je URL-balk in en sta toe dat Gmail protocollen afhandelt, en probeer het opnieuw.

• Selecteer Toestaan.

Selecteer een evenement en voeg er vervolgens een deelnemer aan toe vanuit het contextpaneel aan de rechterkant. Selecteer daarna ••• naast hun naam → Als optioneel markeren.

Omdat Notion Calendar al je afspraken op één plek samenbrengt, is het eenvoudig om een evenement van de ene naar de andere agenda te verplaatsen. Doe hiervoor het volgende:

• Selecteer een evenement.

• Klik in het contextpaneel aan de rechterkant op de naam van de huidige agenda

• Selecteer in het vervolgkeuzemenu een nieuwe agenda voor het evenement.

Je kunt acties uitvoeren op meerdere evenementen tegelijk. Dit omvat het wijzigen van de kleur of het blokkeren ervan in een andere agenda. Doe hiervoor het volgende:

• Houd shift ingedrukt terwijl je Notion Calendar op desktop of web gebruikt en selecteer vervolgens meerdere evenementen.

• Klik met de rechtermuisknop en selecteer de Actie die je wilt uitvoeren.

Je kunt ook meerdere evenementen tegelijk verplaatsen in je agenda. Doe hiervoor het volgende:

• Houd shift ingedrukt terwijl je Notion Calendar op desktop of web gebruikt en selecteer vervolgens meerdere evenementen.

• Sleep de evenementen naar de gewenste tijdstippen. Ze worden allemaal tegelijk verplaatst.

Er zijn een paar manieren om een Gebeurtenis te verwijderen in Notion Calendar:

• Klik met de rechtermuisknop op de Gebeurtenis en selecteer Verwijderen.

• Selecteer een Gebeurtenis en druk op delete op je toetsenbord.

• Tik op mobiel op een Gebeurtenis en selecteer vervolgens ••• → Gebeurtenis verwijderen.

Als je een evenement verwijdert als deelnemer, heb je de optie om een RSVP Notitie achter te laten. Als je organisator bent, kun je dit niet doen.