Introducción a las fórmulas

En este artículo de ayuda

En una base de datos de Notion puedes añadir una propiedad de fórmula para ejecutar todo tipo de cálculos y funciones basadas en otras propiedades. Puedes usar fórmulas para manipular los datos existentes y obtener muchos otros valores de gran utilidad 🔮

Las fórmulas de Notion pueden hacer cálculos útiles utilizando las funciones, los complementos integrados y las propiedades de tu base de datos.

Ejemplos de fórmulas

Veamos algunas formas diferentes de utilizar las fórmulas. Si estás listo para empezar a crear la tuya, consulta nuestras instrucciones sobre cómo crear una fórmula a continuación →

Ejemplo 1: Gestión de proyectos

En este ejemplo, usaremos tres fórmulas para hacer un seguimiento del progreso de los proyectos.

Puedes duplicar esta página en tu espacio de trabajo y hacer pruebas con los ajustes de las fórmulas de este ejemplo.

Objetivo	Nombre de la propiedad	Fórmula	Funciones y complementos integrados utilizados
Establecer el plazo de un proyecto en dos semanas desde la fecha de inicio	Plazo	`dateAdd(Start Date, 2, "week")`	`dateAdd()` añade tiempo a la fecha. El argumento de unidad puede ser uno de los siguientes: `años`, `trimestres`, `meses`, `semanas`, `días`, `horas` o `minutos`. En este caso, utilizaremos `semanas`.
Marcar un proyecto como atrasado si ya ha pasado el plazo y su estado no es `Listo`. Marcar un proyecto como atrasado en negrita y letras rojas si ya ha pasado el plazo y su estado no es `Listo`.	¿El proyecto está atrasado?	`if(and(now() > Due Date, Status != "Done"), "Overdue", "")` `if(and(now() > Due Date, Status != "Done"), style("Overdue", "red", "b"), "")`	`if()` devuelve el primer valor si la condición es verdadera; de lo contrario, devuelve el segundo valor. Esto permite obtener un resultado condicional. `and()` es un operador lógico. Esto permite evaluar múltiples factores como verdaderos. `now()` devuelve la fecha y hora actuales. Esto permite evaluar en qué punto nos encontramos ahora, en comparación con la fecha límite del proyecto. `>` es un operador de comparación. Esto permite comparar la condición de que la fecha límite sea posterior a la fecha actual. `!=` es un operador de comparación. Esto permite definir la condición de que el estado no sea igual a `Listo`. `style()` añade estilos y colores al texto. Los estilos de formato válidos incluyen `b` (negrita), `u` (subrayado), `i` (cursiva), `c` (código) o `s` (tachado). Los colores válidos son `gray` (gris), `brown` (marrón), `orange` (naranja), `yellow` (amarillo), `green` (verde), `blue` (azul), `purple` (violeta), `pink` (rosa) y `red` (rojo). Añade `_background` a los colores para establecer los colores de fondo. En este caso, aplicaremos`negrita` y `rojo`.
Mostrar el número de tareas asociadas a un proyecto	Tareas restantes	`Tasks.length()`	`length()` devuelve la longitud del texto o del valor de la lista. Esto permite contar las tareas restantes.

Ejemplo 2: Lluvia de ideas de proyectos

En este ejemplo, usaremos dos fórmulas para hacer una lluvia de ideas de proyectos, calcular una puntuación de prioridad para cada una de ellas y contar el número de votos a favor que recibe cada proyecto.

Puedes duplicar esta página en tu espacio de trabajo y hacer pruebas con los ajustes de las fórmulas de este ejemplo. Para ver otra configuración que utilice el marco RICE, consulta esta plantilla.

Objetivo	Nombre de la propiedad	Fórmula
Usando la puntuación RICE (Reach [Alcance], Impact [Impacto], Confidence [Confianza] y Effort [Esfuerzo]), calcular una puntuación de prioridad.	Puntuación (RICE)	`Reach * Impact * Confidence / Effort`
Cuando alguien haga clic en el botón de voto a favor, sumar su voto al número total y añadir el nombre del votante a la página de la base de datos.	Total de votos	`length(Upvoted by)`

(Avanzado) Ejemplo 3: Automatización de la gestión de tareas

En este ejemplo, usaremos algunas fórmulas en una automatización de una base de datos (otro tipo de propiedad de una base de datos) para facilitar la gestión de los proyectos y tareas a medida que se completan. Para ello, marcaremos la tarea principal como Listo cuando todas sus subtareas tengan el estado Listo.

Las automatizaciones de bases de datos tienen disparadores y acciones que se ejecutan en función de esos disparadores. Las fórmulas te permiten definir variables que luego puedes utilizar en tus acciones.

Puedes duplicar esta página en tu espacio de trabajo y hacer pruebas con los ajustes de las fórmulas de este ejemplo.

Objetivo	Cómo crearla	Funciones y complementos integrados utilizados
Activar la automatización cada vez que el estado de una tarea cambie a `Listo`.	Disparador: cuando el estado cambie a `Listo`.	-
Definir la tarea principal buscando la primera página relacionada con la tarea que activó la automatización.	Acción 1: Definir la variable `Parent task` (tarea principal) Fórmula:`Trigger page.Parent item.first()`	`«Trigger page»` hace referencia a la página de la base de datos desde la que se activó la automatización y`.` te permite acceder a las propiedades asociadas con esa página. «`Parent item`» genera el contenido de esa propiedad, que en este caso es una lista de páginas relacionadas. Aplicar la función `.first()` en la propiedad `Parent item` devuelve la primera página relacionada de esa lista.
Si la tarea principal tiene subtareas, verifica si todas ellas tienen el estado `Listo`. Si la tarea principal no tiene subtareas, devuelve `false`.	Acción 2: Definir la variable `All subtasks done?` (¿Todas las tareas están listas?). Fórmula:`Parent Task.Sub-item ? Parent Task.Sub-item.every(current.Status == \"Done\") : false`	El operador ternario `X ? Y : Z` es una expresión condicional abreviada que significa: si la condición X es verdadera, devolver Y; de lo contrario, devolver Z. Es una alternativa concisa a una declaración `if()`. `.every()` comprueba si una condición es verdadera para cada elemento de una lista. Dentro de esta función, puedes utilizar la palabra clave `current` para hacer referencia a la fila que se está evaluando. En este caso, la condición `current.Status == \"Done\"` comprueba si la propiedad de estado de la página actual está establecida en `Done`. Si es así, devolverá `true`; de lo contrario, devolverá `false`.
Si todas las subtareas están `Listo`, establece el estado de la tarea principal en `Listo`. Si no, mantén el estado existente de la tarea principal.	Acción 3: Editar la propiedad `Status` Fórmula: `All subtasks done? ? "Listo" : Parent Task.Status`	De nuevo, se utiliza el operador ternario para comprobar si todas las subtareas están terminadas. Si lo están, la automatización establecerá el estado de la tarea principal como `Listo`; si no, mantendrá el estado de la tarea principal tal cual.

Más ideas sobre las fórmulas

Esta plantilla de Notion calcula el tiempo entre dos fechas con una propiedad de fórmula.
Esta plantilla de Notion utiliza una fórmula para contar los votos a favor de diferentes ideas.
Puedes encontrar más ejemplos de fórmulas aquí →

Dónde se pueden usar las fórmulas

En Notion, puedes usar las fórmulas de distintas maneras:

Como propiedad de base de datos, que es el tema principal en el que se centra este artículo.
En la acción de un botón.
En la acción de un botón de una base de datos.
En la acción de una automatización de una base de datos.

Crear una fórmula

Para crear una propiedad de una base de datos para una fórmula:

Selecciona el icono de barra deslizante en la parte superior de una base de datos → Editar propiedades → Nueva propiedad.
Selecciona Fórmula.
Si quieres, ponle un nombre.
Selecciona Editar fórmula.

Editar una fórmula

Una vez que hayas creado una fórmula en un botón o en una base de datos, podrás desarrollarla y modificarla en el editor de fórmulas. Te lo mostramos en esta imagen:

El campo de la parte superior es donde introduces y editas tu fórmula. A medida que escribes tu fórmula en la parte superior del editor, este te indicará si falta alguna parte o cómo debe ser la fórmula para devolverte un valor.

El panel del lado izquierdo muestra los elementos que puedes usar en la fórmula, es decir, las propiedades, los complementos integrados y las funciones disponibles.

El panel de la derecha define los elementos de la fórmula a medida que pasas el cursor sobre ellos en el panel de la izquierda. También te ofrece ejemplos de cómo podrías utilizar esos elementos y cómo deberían estructurarse.

Si abres el editor de fórmulas desde una fila de una base de datos, verás una vista previa en vivo del resultado de la fórmula de esa fila.

¿Tienes algún problema con tu fórmula? Descubre más sobre los errores comunes en las fórmulas y cómo solucionarlos en este artículo →

Crear y editar fórmulas con la IA de Notion

Nota: Esta función solo está disponible en los planes Business y Enterprise.

¿Sabes lo que quieres que haga tu fórmula, pero no estás seguro de cómo crearla? ¿Quieres hacer algunos ajustes a una fórmula existente? ¿Ves un error en tu fórmula, pero no sabes cómo solucionarlo? Notion AI puede ayudarte.

Cuando estés en el editor de fórmulas, verás un campo que contiene el retrato de Notion AI. Haz clic en este campo y dile a Notion AI qué quieres que haga tu fórmula, o haz preguntas sobre la fórmula para entenderla mejor.

Estos son algunos ejemplos de indicaciones que puedes dar a la IA de Notion:

«Convierte la propiedad del título en un slug de URL».
«Genera el icono ⚠️ si la fecha límite ha pasado».
«Añade un día a la propiedad de fecha y haz que el resultado sea verde y en negrita».
«Genera la propiedad de fecha de la base de datos relacionada» (¡la IA de Notion también conoce las propiedades de tus relaciones!).
«Pon en cursiva el resultado de esta fórmula».
«Corrige los errores de esta fórmula».
«Haz que esta fórmula gestione los casos extremos» (por ejemplo, la IA de Notion podría añadir una sentencia if para que la fórmula no falle cuando un campo esté vacío).
«¿Qué hace esta fórmula?».

Una vez que introduzcas tu indicación, Notion AI generará una fórmula o responderá a tu consulta al respecto. También verás una vista previa del resultado de tu fórmula, además de activar Mostrar tipos para ver el tipo de resultado (por ejemplo, texto), para que te asegures de que todo se ve como deseas. Puedes deshacer los cambios de Notion AI, darle más indicaciones o darle un pulgar hacia arriba o hacia abajo para hacernos saber qué tal lo hizo.

Al crear y editar fórmulas con la IA de Notion, ten en cuenta que actualmente no admite lo siguiente:

Lógica iterativa (como parabucles).
Generaciones aleatorias que requerirían una función random(), que las fórmulas de Notion no tienen. Una indicación como «Genera un número aleatorio entre 1 y 10» no funcionaría.
Recordar indicaciones anteriores.

La IA de Notion puede ayudarte con las propiedades de las fórmulas, así como con las fórmulas dentro de los botones, los botones de las bases de datosy las automatizaciones de las bases de datos.

¿De qué constan las fórmulas?

Las fórmulas se pueden crear utilizando una combinación de:

Propiedades.
Funciones integradas, u operadores y booleanos que se utilizan para configurar un cálculo específico. Algunos ejemplos incluyen + (suma), false y or.
Funciones, o acciones que la fórmula puede realizar para devolver un determinado resultado. Algunos ejemplos incluyen replace, sum y sort.

Encontrarás una lista completa de los complementos integrados y las funciones disponibles en las fórmulas aquí →