Vistas, grupos, filtros y propiedades

Las vistas en Notion Mail muestran los correos electrónicos de la forma que más te interesa. Toman lo que hay en tu bandeja de entrada y lo muestran de formas únicas para tu comodidad. Por ejemplo, podrías configurar tres vistas diferentes que te muestren tus correos electrónicos de tres maneras distintas:

1. Una vista que organice tus correos por cliente.

2. Una vista que organice tus correos por prioridad.

3. Una vista que organice tus correos en función de si tienes que hacer un seguimiento o no.

Las vistas permiten flexibilidad y personalización; por ejemplo, puedes incluir correos electrónicos de varias etiquetas en una sola vista, incluir o excluir correos archivados y agrupar dentro de las vistas para obtener información aún más detallada. Cada vista está formada por una combinación única de filtros, grupos y propiedades, que analizaremos a continuación.

Cuando creas una cuenta de Notion Mail, verás una sección de Vistas en tu barra lateral con algunas vistas ya creadas para ti basadas en los correos electrónicos y etiquetas que tenías anteriormente. Haz clic en una vista para explorar cómo está organizada. También puedes hacer clic en los iconos de filtro, grupo y edición en la parte superior de cualquier vista para ver cómo está configurada tu vista actual y personalizarla según tus necesidades.

Para crear una nueva vista en Notion Mail:

1. En Vistas en la barra lateral, haz clic en Nueva vista.

2. Puedes crear tu propia vista proporcionando una descripción, configurándola manualmente o usando una plantilla. También puedes elegir una vista sugerida.

Una vez creada tu vista, verás todo tu correo organizado de una manera específica. Puedes hacer clic en los iconos de filtro y edición de vista en la parte superior de tu bandeja de entrada para ver cómo está configurada tu vista actual y personalizarla como quieras.

Para eliminar una vista en Notion Mail, selecciona el icono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Eliminar vista. Ten en cuenta que no puedes eliminar tu vista de Bandeja de entrada.

Los grupos ofrecen una forma de dividir tu vista en función de ciertas características o propiedades de los correos electrónicos que contiene. Por ejemplo, puedes agrupar tus correos electrónicos por Destacado: esto dividirá tu vista en correos electrónicos destacados y correos electrónicos no destacados.

Para dividir tu vista en grupos:

1. Selecciona el icono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → → Grupo Agrupar por.

2. Busca una opción de agrupación o selecciona una. Puedes elegir agrupar por Fecha, Destacado, Importante, Correo electrónico o dominio, Prioridad, Etiqueta o No leído.

Los filtros te permiten centrarte en los correos electrónicos que son más relevantes para lo que necesitas. Por ejemplo, puedes configurar un filtro que elimine los correos electrónicos enviados desde direcciones de correo electrónico o dominios específicos, o un filtro que muestre los correos electrónicos recibidos entre determinadas fechas.

Para filtrar tu vista:

1. Selecciona el icono de filtro en la parte superior de Notion Mail.

2. Busca un filtro o selecciona uno. Puedes filtrar por No leído, Leído, Adjunto, Evento de calendario, De, Para, CC, BCC, Asunto, Fecha, y más.

Cuando empieces a usar Notion Mail, verás automáticamente las etiquetas que tenías en Gmail, como Actualizaciones e Importante.

• Para filtrar por una etiqueta, puedes crear una vista con esa etiqueta aplicada o usar la sintaxis label: en la barra de búsqueda.

• En este momento, no puedes editar ni ocultar estas etiquetas en Notion Mail.

• Si no ves todas tus etiquetas, ve a Etiqueta, haz clic en Agrupar por y busca el nombre de la etiqueta.

• Para filtrar el correoarchivado de una vista de etiqueta:

  1. Selecciona el icono de filtro en la parte superior de Notion Mail.

  2. Establece el filtro en Buzón contiene y desmarca Archivo. Alternativamente, establece el filtro en Buzón no contiene y marca Archivo.

También puedes crear nuevas etiquetas en Notion Mail. Para ello:

1. Selecciona el icono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Propiedades → Etiqueta.

2. Escribe el nombre de la nueva etiqueta en el campo de texto y pulsa Intro.

Para aplicar una etiqueta a un correo electrónico:

1. Pasa el cursor sobre el correo electrónico y selecciona la casilla que aparece. Puedes seleccionar varios correos electrónicos si lo deseas.

2. Selecciona el icono de etiqueta en la parte superior de Notion Mail.

3. Selecciona la etiqueta que quieras aplicar o crea una nueva escribiendo el nombre de la nueva etiqueta en el campo de texto y seleccionando Añadir {nombre de tu etiqueta}.

Cuando edites etiquetas en Notion Mail, esos cambios se sincronizarán con Gmail.

¿Quieres que IA de Notion etiquete automáticamente tus correos electrónicos entrantes? Aprende a configurarlo en este artículo →

Si quieres eliminar una etiqueta existente:

1. Selecciona el icono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Propiedades → Etiqueta.

2. Selecciona la etiqueta que quieras eliminar → Eliminar.

Una vez eliminada, la etiqueta también se eliminará de cualquier email que la tuviera previamente.

Las vistas están compuestas por funciones conocidas como filtros y grupos, pero lo que las hace realmente potentes son las propiedades. Puedes crear propiedades que se apliquen a tus correos electrónicos para desbloquear aún más formas de organizar y gestionar tu bandeja de entrada. Cada vista puede tener su propio conjunto de propiedades que utiliza.

Algunos de los elementos clave de tus emails, como los asuntos o de quién son, ya son propiedades en Notion Mail para que puedas filtrarlos o agruparlos en una vista determinada.

Para ver las propiedades existentes en una vista de Notion Mail:

1. Selecciona el icono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Propiedades.

2. Verás las propiedades que se Muestran en la lista de correo o que están Ocultas en la lista de correo. Haz clic en 👁️ junto a una propiedad para mostrarla u ocultarla.

3. Haz clic en una propiedad para ver cómo está configurada.

Para añadir una nueva propiedad a una vista en Notion Mail:

1. Selecciona el icono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Propiedades.

2. Haz clic en Añadir propiedad.

3. Selecciona una propiedad y la verás en tu lista de propiedades.

Imaginemos que estás usando tu cuenta de Notion Mail con una cuenta de Gmail que creaste para planificar tu próxima boda. Tanto tú como tu pareja usáis este correo electrónico y queréis poder marcar cada correo en vuestra Bandeja de entrada con quién debería responderlo. Para ello, podemos crear una propiedad de Seleccionar. Para hacerlo:

1. Selecciona el icono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Propiedades.

2. Haz clic en Añadir propiedad.

3. En el menú que aparece, haz clic en Seleccionar, que te permite añadirte a ti o a tu pareja.

4. Una vez que se crea la propiedad Seleccionar, haz clic en ella desde tu lista de propiedades.

5. Dale un nombre a la propiedad, como Quién debe responder.

6. Selecciona Añadir una opción e introduce tu nombre. Haz lo mismo e introduce el nombre de tu pareja.

Ahora, cuando abras cualquier correo electrónico en tu bandeja de entrada, verás una opción para Añadir Quién debe responder en la parte superior, y podrás asignarte a ti mismo o a tu pareja a ese correo. ¡Incluso podrías crear una nueva vista donde agrupes por Quién debe responder para que puedas ver todos los correos que necesitas responder, seguidos de todos los correos que tu pareja necesita responder! Alternativamente, podrías crear una vista que filtre por los correos que solo tú necesitas responder para que puedas hacer que la planificación de tu boda sea un poco más rápida y sencilla.

Además de gestionar tus grupos, filtros y propiedades, también puedes decidir qué acciones quieres realizar cuando pasas el cursor sobre un correo electrónico. Las acciones al pasar el cursor se pueden aplicar a nivel de vista individual, ¡así que puedes realizar acciones rápidas específicas dependiendo de la vista en la que te encuentres! Para configurar tus acciones al pasar el cursor:

1. Selecciona el icono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Personalizar acciones al pasar el cursor.

2. Verás una lista de tus acciones disponibles, así como las acciones que puedes añadir a tu vista. Haz clic en 🗑️ junto a una acción para eliminarla de tu lista. Haz clic en Añadir acción al pasar el cursor para añadir otra acción. Las acciones incluyen responder, mover a la papelera, aplicar una etiqueta específica y marcar como spam.

3. Si quieres, puedes hacer clic y arrastrar las acciones para reordenarlas.

Una vez que hayas decidido qué acciones quieres al pasar el cursor, podrás verlas cada vez que pases el cursor sobre un hilo.