Cómo los administradores pueden tener una visión clara sobre qué está trabajando cada persona gracias a Notion

Los administradores suelen tener muchísimas cosas de las que ocuparse. Entre otras cosas, deben gestionar muchos tipos diferentes de tareas, coordinar a todas las personas que se ocupan de ellas y, por supuesto, encargarse de los plazos que deben cumplirse para que el trabajo salga adelante. Esto se vuelve aún más difícil cuando cada equipo utiliza una herramienta distinta para hacer su trabajo.

Para colmo, la mayoría de las apps de gestión de proyectos están orientadas al trabajo en sí, por lo que al final siempre acabas pasando de una pestaña y de una plataforma a otra. En cambio, en Notion puedes gestionar el trabajo y los proyectos desde un mismo lugar, donde se reúnen las personas implicadas en cada tarea y donde se lleva a cabo la comunicación necesaria para completar el trabajo.

Vamos a enseñarte a configurar un sistema para que tu equipo y tú pierdan menos tiempo en la búsqueda de información y puedan dedicarlo a las tareas importantes. Gracias a él, tendrás visibilidad total sobre lo que está pasando, en qué fase se encuentran los proyectos y la carga de trabajo actual de cada miembro del equipo.

En la primera sección de esta guía, veremos algunas de las diferentes formas en que puedes usar Notion para coordinar el trabajo de tu equipo.

El tiempo es el recurso más valioso que tenemos, así que haz lo posible para que tu equipo lo aproveche. Procura facilitar el acceso a la información para que nadie tenga que rebuscar en documentos obsoletos o interrumpir a un compañero para preguntarle dónde está lo que necesita.

Crea una página de inicio principal, o una wiki de la empresa, donde todos los empleados puedan acceder a los documentos compartidos como la política de beneficios, la misión, la visión, los valores y los objetivos de la empresa. Con elementos como encabezados y columnas, entre otros, puedes facilitar aún más las consultas y lograr que la información resulte accesible de un vistazo.

Te recomendamos, además, que cada departamento o equipo tenga su propia página en la barra lateral.

Los centros para equipos son clave para encontrar y utilizar la información. Esto refuerza la mentalidad de autonomía, bajo la que los miembros del equipo pueden encontrar lo que necesitan sin tener que preguntar siempre al manager. Además de esto, permite a los equipos personalizar sus páginas de inicio según sus necesidades específicas.

Dentro de la página de inicio del equipo habrá subpáginas importantes, como una para la estructura del equipo o una base de datos de todos los proyectos.

Como administrador, ten en cuenta que estos cimientos están diseñados para crecer con tu equipo. A medida que creas procesos o agregas nuevas herramientas, esta información se puede organizar de forma ordenada en la wiki del equipo, combinando a la perfección flexibilidad con estructura.

Puedes almacenar todo tipo de información dentro de las bases de datos, y puede ser todo lo compleja y diversa que necesites. Cuando todo el equipo puede acceder a los datos necesarios, el trabajo se concentra y el desorden disminuye.

Te aconsejamos crear tres bases de datos para toda la empresa: una para tu hoja de ruta, otra para los documentos y otra para las notas de las reuniones.

La hoja de ruta para toda la empresa debe compartirse con todos los compañeros de equipo, y así puedan ver lo que hay previsto (y planificar en consecuencia). Para ello, usa una base de datos de tablero, ideal para la gestión de proyectos.

A la hora de categorizar las entradas, usa propiedades, las cuales pueden personalizarse en función del trabajo en cuestión.

Aquí tienes algunas que te resultarán útiles:

• Fecha límite: agrega una propiedad de fecha y renómbrala como “Fecha límite” para que todo el mundo sepa para cuándo debe estar lista la tarea.

• Responsable del proyecto: con la propiedad Persona, puedes etiquetar a otras personas en el espacio de trabajo al escribir “@” seguido de su nombre. Puedes llamarla “Responsable del proyecto” para etiquetar a la persona que tiene asignada dicha función.

• Estado: puedes asignar estados a los proyectos usando la propiedad Seleccionar y creando diferentes etiquetas, como “En curso”, “Para revisar” y “Listo”.

Cada entrada de la hoja de ruta se abre como una página. De este modo, todo el trabajo del proyecto se recopila en un solo lugar. Esto facilita la colaboración entre distintos departamentos, ya que todo el mundo sabe dónde encontrar la información correspondiente.

Al organizar el trabajo en un tablero, los managers pueden comprobar de un vistazo todo lo que sus equipos están llevando a cabo.

Además, en una base de datos, se pueden crear diferentes vistas para consultar la misma información de más de una manera. Para crear una vista alternativa de la base de datos, dirígete al menú desplegable Vistas a la izquierda. Haz clic en Agregar una vista, selecciona el tipo de base de datos que quieres crear, dale un nombre y haz clic en Crear.

¿Sabes que podrías personalizarlas aún más? Aquí tienes algunas vistas que podrían serte útiles en tu hoja de ruta:

• Tablero por estado: una vista de tablero te permite agrupar todas las entradas según su estado, de forma que puedas ver los estados de los proyectos y arrastrarlos y soltarlos fácilmente de una etapa a otra. Para agrupar tu tablero por estado, ve a Agrupar por y selecciona Estado.

• Tablero por persona: agrupar tus proyectos según la persona responsable te permitirá ver rápidamente la carga de trabajo de cada miembro del equipo. En el menú desplegable Agrupar por, selecciona Responsable del proyecto. Cada persona tendrá su propia columna en el tablero y sus tarjetas de proyecto aparecerán debajo.

• Calendario: la vista de calendario te permite ver todos los proyectos divididos por plazo, ya que los elementos aparecerán en la fecha en la que vencen.

• Cronograma: organiza tus proyectos cronológicamente, lo que te permite ver lo que dura en total cada uno. Para que la vista de cronograma funcione bien, necesitarás dos propiedades de fecha para cada proyecto: una con la fecha de inicio y otra con la de finalización.

También necesitarás un sitio donde guardar la documentación.

Una base de datos específica para ella le ofrece a tu equipo un lugar donde encontrar cualquier documento que necesite para su trabajo, desde procesos actualizados hasta especificaciones de diseño.

Podría ser una base de datos de tablas o de listas. Además, las siguientes propiedades te resultarán útiles en ella:

• Última edición: te muestra las actualizaciones más recientes de un documento para que puedas hacer un seguimiento de su progreso.

• Tipo de documento: agrega una propiedad de Seleccionar y crea etiquetas para los diferentes tipos de documentos que crees (especificaciones técnicas, descripción general de la arquitectura, etc.).

• Estado: para asignar un estado a tus documentos, utiliza otra propiedad Seleccionar. A continuación, puedes etiquetar los documentos como En progreso, Para revisar, etc.

• Revisores: con una propiedad de Persona, etiqueta a quienes deban revisar el documento.

• Prioridad: asigna un nivel de prioridad con una propiedad Seleccionar. Si más adelante quieres organizar tus documentos por orden de más a menos urgente, te resultará muy útil.

Aquí tienes unas cuantas vistas más que puedes usar para tu base de datos de documentos:

• En curso: una vista filtrada que muestra los documentos etiquetados como “En curso” o que están relacionados con un proyecto que aún no ha finalizado.

• Tipo de documento: crea vistas para diferentes tipos de documentos, como una para todas tus propuestas de proyectos o para tus investigaciones.

• Por persona: puedes tener una vista específica para cada miembro de tu equipo y así asegurarte de que ven todos los documentos en los que se les etiqueta.

Al tener una base de datos compartida para las notas de las reuniones, los empleados que se encuentren en diferentes zonas horarias también pueden proporcionar comentarios asíncronos y revisar los elementos de acción. Después de todo, aunque no hayan estado presentes físicamente, forman parte de estas reuniones.

Estas son algunas propiedades útiles en una base de datos para las notas de reuniones:

• Fecha de creación: utiliza la propiedad Fecha de creación para ver cuándo se celebró una reunión y organizar la lista con la más reciente en la parte superior.

• Tipo de reunión: agrega una propiedad Seleccionar y crea etiquetas para los distintos tipos de reuniones, como la sincronización semanal o la reunión general.

• Participantes de la reunión: la propiedad Persona te permitirá etiquetar a todas aquellas que asistieron a la reunión.

Al igual que con tus proyectos y documentos, puedes crear vistas basadas en las propiedades de tu base de datos. Por ejemplo, puedes crear una vista de tu base de datos de reuniones que esté filtrada para mostrar solo las reuniones que han tenido lugar esta semana. Después de agregar una nueva vista, puedes hacer clic en Filtrar y elegir la fecha de la reunióndentro de la semana pasada.

La otra parte del trabajo de un administrador es supervisar a las personas que componen su equipo. Aquí tienes algunas herramientas que puedes usar para ello.

Crea una página compartida con tu equipo para las reuniones individuales, así tendrán un lugar común para tomar notas y prepararse. Puede ser una base de datos de página completa.

Para que las reuniones sean más eficientes, puedes preparar una plantilla donde cada participante comparta sus novedades o comentarios. Así, la reunión tendrá cierta estructura. ¿Y si descubres una forma mejor de llevar a cabo estas reuniones? Solo tienes que actualizar la plantilla.

Como parte de la plantilla, incluso puedes incluir los objetivos trimestrales de cada compañero. Si tienes una base de datos con los objetivos de tu equipo, enlaza una vista de esta en la parte superior de la página de notas de la reunión para revisar semanalmente su progreso.

Para crear una base de datos enlazada, utiliza el comando/ y selecciona Crear base de datos vinculada. En el menú desplegable, selecciona la base de datos que quieras vincular. En este caso, sería una base de datos en la que ingresas todos los objetivos de tu equipo. Luego, aplica un filtro para que esta base de datos solo muestre los objetivos asignados a este miembro del equipo en particular.

Una base de datos de votos ofrece a los miembros del equipo la oportunidad de expresar sus opiniones y te permite tener en cuenta las consideraciones de tu equipo.

Puedes usar esta base de datos para recopilar comentarios y sugerencias antes de las sesiones de Q&A y las reuniones generales, o dejar que los miembros voten sobre qué próxima función del producto prefieren desarrollar primero.

Tenemos una guía completa sobre cómo crear y usar una base de datos de votos (a favor de), que sirve de gran ayuda para garantizar que los miembros del equipo se sientan incluidos en la toma de decisiones de la empresa.

Al crear plantillas de base de datos, te aseguras de que todo el mundo trabaje con las mismas instrucciones y de que cada proyecto, reunión o documento comience con los mismos criterios. Son especialmente útiles para proyectos o reuniones recurrentes.

Para crear una plantilla de base de datos, haz clic en la flecha junto a Nuevo en la base de datos y, a continuación, en + Nueva plantilla.

Puedes crear plantillas para tareas repetitivas. Por ejemplo, en tu base de datos de proyectos podrías tener una plantilla para los tipos de proyectos con los que tu equipo trabaja con frecuencia (como una especificación de diseño o un informe de errores), y en la base de datos de reuniones, crear plantillas para aquellas que se repiten regularmente (como una sincronización semanal o un post-mortem).

En la base de datos de documentos, puedes crear una plantilla para RFC.

Esto significa “Solicitud de comentarios” y es un documento que invita a los equipos a unirse a una discusión, una excelente manera para que los gerentes obtengan los comentarios de su equipo sobre una idea en particular.

Puedes completar tus plantillas con información que ayudará a los equipos a comenzar rápidamente el trabajo, incluidos encabezados y viñetas, preguntas y listas de verificación para los elementos de acción. Ayudarán a tu equipo a seguir los procesos y reducir el trabajo repetitivo.

Ahora que tienes sistemas para administrar tanto el trabajo como a las personas, Notion ayuda a los jefes a vincular este trabajo, para que tengan una visión completa de los proyectos y de las personas que los realizan.

Notion te permite vincular bases de datos, que pueden conectar grandes proyectos con las tareas más pequeñas que se necesitan para completarlos.

Por ejemplo, al conectar tu base de datos de proyectos con tus notas de reuniones, podrás vincular las reuniones a los proyectos con los que se relacionan. Cuando abras el proyecto, tendrás acceso a todas las notas de las reuniones que le correspondan.

Para obtener más información sobre cómo vincular bases de datos, échale un vistazo a nuestra guía sobre las propiedades de relación y rollup.

Es fácil que los miembros del equipo pierdan la perspectiva por la rutina diaria y ya no vean cómo su trabajo encaja en los objetivos a gran escala del departamento y de la empresa.

Por eso mismo, hemos ideado un sistema de definición de objetivos que pone las metas en primer plano, fomenta que se actúe para alcanzarlas y garantiza que todo el mundo pueda ver el porqué del trabajo que está llevando a cabo.

En Notion, todo el mundo puede compartir información y colaborar fácilmente, tanto dentro del equipo como con otros departamentos de la organización.

A continuación, te dejamos unas cuantas ideas sobre las mejores maneras (según nosotros) de trabajar con otros compañeros de equipo:

• Utiliza las propiedades de persona: la propiedad de persona permite identificar claramente al responsable de la tarea en cuestión, sin importar si es quien debe organizar una reunión como si es quien debe entregar un proyecto. También se puede utilizar para indicar quién es el encargado de responder preguntas sobre la tarea.

• Dónde usar los comentarios: hay muchísimas formas de utilizarlos, pero aquí te explicamos cómo puedes hacerlo de la manera más efectiva. Para cualquier cosa específica, integrada o a nivel de texto, comenta y etiqueta a los compañeros de equipo en el cuerpo de la página. Para actualizaciones grandes, utiliza los comentarios de página (en la parte superior) para comunicar que algo está listo para entregar o que has terminado de revisarlo.

• Configura grupos de permisos: gracias a ellos, compartir contenido entre departamentos es pan comido. Puedes establecer uno para cada equipo de tu empresa. Así, cuando el trabajo esté listo para que lo vea el equipo de desarrollo o de marketing, solo tendrás que compartirlo con ese grupo en lugar de compartirlo con cada miembro individual del departamento.